Электронные УПД в 2026: кто должен применять и что будет с теми, кто отказался

С 1 января 2026 года в России официально утратили силу старые форматы электронных товарных накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ. На смену им пришел объединенный документ — универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03. Однако на практике многие компании и ИП продолжают работать по старинке — выставляют бумажные накладные или неформализованные электронные файлы.

Приказом ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ с 1 января 2026 года утратили силу:

• формат электронной товарной накладной ТОРГ-12 (утв. приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);

• формат электронного акта выполненных работ/оказанных услуг (утв. приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).

С указанной даты вместо этих документов введен универсальный передаточный документ (УПД), сейчас его актуальный формат — 5.03.

Это документ, который объединяет в себе одновременно счет-фактуру и первичный отгрузочный документ. У него есть два статуса:

• Статус «1» — выполняет функции и счета-фактуры, и первичного документа об отгрузке.

• Статус «2» — выполняет только функции первичного документа (без счета-фактуры).

Если ваша компания никогда не использовала электронные форматы ТОРГ-12 или электронные акты, вы имеете полное право продолжать работать также, как и ранее — на бумаге. Вместо УПД формата 5.03 вы можете применять:

• бумажные накладные ТОРГ-12 и акты выполненных работ по формам, утвержденным постановлением Госкомстата от 11.11.1999 № 100;

• бумажные УПД самостоятельно разработанной формы (при условии, что они содержат все обязательные реквизиты из п. 5 ст. 169 НК РФ и п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Кроме того, такие компании могут использовать неформализованные электронные первичные документы — то есть файлы в свободном формате, разработанные вами самостоятельно. Главное — чтобы они содержали все обязательные реквизиты.

Отказаться от применения УПД формата 5.03 в 2026 году не получится у следующих категорий компаний и ИП:

• Те, кто ранее использовал электронные ТОРГ-12 и акты.
  Если ваша компания до 2026 года работала с электронными накладными и актами по старым форматам, вы обязаны перейти на УПД 5.03. Операторы ЭДО больше не принимают и не передают документы по устаревшим форматам — технически это невозможно.

• Участники оборота маркированных товаров.
  Система «Честный ЗНАК» работает только с УПД формата 5.03. Внести в систему сведения о маркированной продукции по электронной накладной ТОРГ-12 или по бумажному акту невозможно.

• Те, кто договорился с контрагентами об электронных счетах-фактурах.
  Если стороны сделки в договоре закрепили обязательство обмениваться электронными счетами-фактурами, отказаться от УПД не получится. Выставление электронного счета-фактуры в таком случае обязательно. А начиная с 1 апреля 2025 года для электронных счетов-фактур используется исключительно формат 5.03.

• Реализующие товары, подлежащие прослеживаемости.
  Для прослеживаемых товаров (например, некоторые виды техники, автокомпонентов, бытовой электроники) действуют аналогичные требования. Электронный счет-фактура в формате 5.03 обязателен. Аналогичное правило действует для тех, кто передает прослеживаемые товары в составе работ.

Подробнее о том, как правильно перейти на УПД, мы писали в статье: «УПД с 1 января 2026 года: как перейти».

Если компания, которая обязана внедрить электронные УПД, не сделает этого, документооборот встанет — контрагенты не получат первичные документы.

Для маркированных товаров последствия еще жестче. Система «Честный ЗНАК» не даст ввести продукцию в оборот без УПД. Это значит, что вы физически не сможете продать маркированный товар — ни оптом, ни в розницу. Вплоть до блокировки операций в системе.

При этом штрафов за отказ от УПД формата 5.03 в законодательстве не предусмотрено. Налоговый кодекс не содержит специальной санкции за применение не того формата.

Однако если в договоре с контрагентом прописаны штрафы и пени за неприменение УПД, вы рискуете получить претензию по гражданско-правовому договору.

Переходите на современный электронный документооборот с Saby. Saby — это готовое решение для бизнеса, в котором уже реализованы все актуальные форматы документов. Отправка контрагентам занимает секунды, а статус подписания всегда у вас на контроле. Оставьте заявку на консультацию ниже или позвоните нам по телефону +7 (909) 282-50-95. Ответим на все вопросы.