КЭП, Госключ, ПЭП и МЧД для ЭТрН: простая схема без юридических терминов

С 1 сентября 2026 года для автомобильных перевозок вступил в силу обязательный переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Подробнее об этом читайте в нашем обзоре: «СБИС: электронные транспортные накладные».

Для работы с ЭТрН участникам перевозки нужна электронная подпись. Проще всего запомнить схему:

• КЭП — основная подпись компании или ИП;

• ПЭП — простая электронная подпись для отдельных действий, например для водителя;

• Госключ — удобный способ получить электронную подпись и подписывать документы с телефона;

• МЧД — документ, который подтверждает право сотрудника подписывать ЭТрН от имени компании.

Разберем подробнее, что и кому нужно.

КЭП — квалифицированная электронная подпись. Она подтверждает личность подписанта и защищает документ от незаметного изменения после подписания.

Для работы с ЭТрН КЭП нужна прежде всего руководителю компании или ИП, когда они подписывают документы от своего имени.

Например, директор ООО оформляет ЭТрН от имени организации. Он подписывает ее КЭП руководителя.

Если директор не хочет лично подписывать каждую накладную, это можно поручить сотруднику. Но тогда сотруднику нужна собственная КЭП и подтверждение полномочий через оформление машиночитаемой доверенности — МЧД.

Госключ — мобильное приложение, в котором можно бесплатно получить сертификат электронной подписи и подписывать документы прямо со смартфона. Ключ создается и хранится в приложении, поэтому для такого сценария не нужен USB-токен.

Для ЭТрН можно использовать УНЭП Госключа. Она подходит сотрудникам, которые подписывают перевозочные документы от имени компании, но в этом случае им также потребуется МЧД.

Госключ особенно удобен для водителей, кладовщиков и других сотрудников, которым приходится подписывать документы не за компьютером, а в дороге или на складе.

ПЭП — простая электронная подпись. В отличие от КЭП и УНЭП, она не требует сложной криптографической защиты. Обычно это подтверждение действия с помощью учетной записи, кода или другого средства идентификации.

В ЭТрН ПЭП может использовать водитель для предусмотренных действий. Например, водитель принимает груз и подтверждает это в мобильном приложении. Это удобно, когда водитель находится в пути.

Но здесь есть важный нюанс: ПЭП водителя не заменяет подпись перевозчика. После подтверждения водителем соответствующий файл должен быть подписан КЭП перевозчика.

МЧД — машиночитаемая доверенность. Проще говоря, это электронное подтверждение того, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени компании.

МЧД нужна, когда ЭТрН подписывает представитель компании, а не ее руководитель.

Чтобы не запутаться, можно ориентироваться на простую таблицу:

Перед началом работы достаточно определить четыре вещи:

1. кто будет оформлять ЭТрН;

2. кто будет подписывать ее от имени компании;

3. какая электронная подпись нужна каждому сотруднику;

4. кому потребуется МЧД.

После этого компания выбирает оператора ИС ЭПД и подключает обмен электронными перевозочными документами. Например, весь необходимый функционал есть в Saby.

Используйте Saby, чтобы организовать весь процесс в одной системе: оформлять и обмениваться ЭТрН, подключать сотрудников, работать с МЧД и использовать электронные подписи. Водители могут работать с документами с телефона. Оставьте заявку ниже или позвоните нам по номеру +7 (909) 282-50-95, чтобы получить консультацию.