Кто подписывает ЭТрН: директор, водитель, бухгалтер, кладовщик и логист

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при коммерческих автомобильных перевозках формируется в электронном виде (ЭТрН). Подписывать ее может не только руководитель компании. В зависимости от роли в перевозке документ могут подписывать водитель, логист, бухгалтер и другие уполномоченные сотрудники. Главное условие — у человека должны быть соответствующие полномочия, а используемый вид электронной подписи должен соответствовать установленным правилам.

О переходе на ЭТрН читайте в статье: «СБИС: электронные транспортные накладные».

Директор вправе подписывать ЭТрН от имени организации своей усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Но передавать директору все перевозочные документы необязательно. Если в компании за отгрузку и перевозки отвечает логист или кладовщик, они могут подписывать документы в пределах предоставленных им полномочий.

Если ЭТрН подписывает представитель организации, а не руководитель, его полномочия должны быть подтверждены машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Водитель участвует в оформлении ЭТрН со стороны перевозчика. Например, при приеме груза он проверяет его и может внести замечания, если фактические сведения отличаются от указанных в накладной.

Водитель может подписать файл обмена простой электронной подписью (ПЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) непосредственно со смартфона. После этого соответствующий файл должен быть подписан КЭП перевозчика.

Если водитель одновременно является индивидуальным предпринимателем — перевозчиком, ситуация другая: ИП подписывает документы от своего имени собственной КЭП.

Если кладовщик уполномочен действовать от имени компании, он вправе подписывать ЭТрН. Для этого ему потребуется КЭП физлица и МЧД.

Например, сотрудник отвечает за отгрузку товара со склада. Он может проверить сведения о грузе, передать его перевозчику и подписать соответствующий титул ЭТрН.

При этом само название должности значения не имеет. Закон не устанавливает правило, по которому ЭТрН обязательно должен подписывать именно директор, бухгалтер или кладовщик.

Логист может быть ответственным за оформление и подписание ЭТрН, если компания предоставила ему соответствующие полномочия.

Это удобно, когда логист организует перевозку целиком: получает заказ, взаимодействует с перевозчиком, проверяет автомобиль и водителя, контролирует погрузку и следит за доставкой.

Бухгалтерская должность сама по себе не дает права подписывать ЭТрН от имени компании. Если бухгалтер назначен ответственным за электронный документооборот и наделен полномочиями, он может подписывать такие документы с помощью КЭП физлица и МЧД.

Если же бухгалтер занимается только учетом и не участвует в оформлении перевозок, подключать его к ЭТрН необязательно.

При этом важно разделять две функции: заполнить документ и подписать его. Сотрудник может подготовить данные для ЭТрН, но подписывать документ должен тот, кто имеет право подтверждать эти сведения от имени соответствующего участника перевозки.

Руководители юридических лиц и ИП используют КЭП. Для физических лиц и представителей предусмотрены также КЭП и УНЭП, а в отдельных случаях — ПЭП.

Краткая схема в таблице:

Водители и другие сотрудники могут подписывать ЭТрН прямо с телефона через приложение Госключ или мобильный сервис оператора ГИС ЭПД.

Если сотрудник подписывает ЭТрН от имени юридического лица как представитель, его полномочия должны быть подтверждены МЧД.

Например, директор не обязан лично подписывать каждую накладную. Он может наделить логиста или другого сотрудника необходимыми полномочиями, после чего тот будет подписывать ЭТрН от имени компании.

Для ИП действует тот же принцип: если документ от имени предпринимателя подписывает другое лицо, полномочия представителя должны быть подтверждены.

Подписант определяется ролью участника перевозки и его полномочиями.

В одной перевозке может участвовать несколько подписантов: например, логист от грузоотправителя, водитель от перевозчика и сотрудник получателя при приемке.

При этом каждый подписывает только те сведения, за которые отвечает. Лицо, подписавшее соответствующий файл обмена, отвечает за достоверность содержащихся в нем сведений.

Стоит заранее определить:

1. кто отвечает за оформление ЭТрН;

2. кто подписывает документы со стороны грузоотправителя;

3. кто работает с ЭТрН от имени перевозчика;

4. какие полномочия предоставлены сотрудникам;

5. какие электронные подписи им нужны;

6. кто контролирует завершение документооборота.

Самое важное — не должность сотрудника, а его роль в перевозке, полномочия и подходящий вид электронной подписи.

Работать с ЭТрН следует через оператора информационных систем электронных перевозочных документов. Напрямую подключаться к ГИС ЭПД компаниям не требуется.

В Saby можно оформлять и обмениваться ЭТрН, распределять работу между сотрудниками и подписывать документы в соответствии с их ролями.

Позвоните нам по номеру +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку по форме ниже, чтобы узнать больше о возможностях Saby.