Вынужденный простой в работе компании: как оформить и не получить штраф

Поломка оборудования, перебои с поставками, авария или другие обстоятельства могут временно остановить работу компании. В такой ситуации работодателю потребуется соблюсти определенную процедуру. Если оформить простой неправильно, возникнут вопросы с оплатой, табелем и службой занятости.

Простой — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Он может возникнуть по вине работодателя, работника либо по причинам, которые от них не зависят.

Например, производство пришлось остановить из-за поломки оборудования, отсутствия необходимых комплектующих или отключения электроэнергии. В зависимости от обстоятельств определяется, кто виноват в простое и как его оплачивать.

Важно правильно определить причину простоя. От нее зависит не только размер выплаты сотруднику, но и то, какие документы понадобятся работодателю.

Простой лучше оформить приказом работодателя. В документе укажите:

• причину приостановки работы;

• дату начала простоя;

• дату окончания — если ее можно определить заранее;

• подразделение или конкретных работников, которых касается простой;

• порядок оплаты;

• место нахождения сотрудников на период простоя — на рабочем месте или дома.

Если дату окончания заранее определить невозможно, можно связать завершение простоя с конкретным событием. Например, указать, что сотрудники возвращаются к работе после восстановления оборудования. Тогда окончание простоя оформят отдельным приказом. Сотрудников нужно ознакомить с приказом.

Если простой возник из-за поломки оборудования или другой причины, которая не позволяет продолжать работу, сотрудник обязан сообщить об этом непосредственному руководителю или другому представителю работодателя.

О введении простоя работодателю нужно сообщить в государственную службу занятости в течение трех рабочих дней после принятия решения.

Сведения можно подать через портал «Работа России». Для этого используется форма № 3 — «Информация о простое». Она установлена приказом Минтруда № 195н.

При этом с первого сентября 2026 года форму № 3 изменит приказ Минтруда № 204н от 12 мая 2026 года. Поэтому при подготовке отчета после этой даты нужно использовать актуальную форму.

Обязанность распространяется как на организации, так и на ИП.

Если в уже поданных сведениях изменились даты простоя или количество работников, которых он касается, информацию также необходимо скорректировать.

Период простоя нужно отразить в табеле учета рабочего времени. Для унифицированных форм обычно используют следующие обозначения:

Если компания использует собственную форму табеля, применяйте обозначения, закрепленные в ней.

Размер выплаты зависит от причины простоя. Статья 157 ТК РФ устанавливает минимальные гарантии. Работодатель может установить более высокую оплату локальным нормативным актом, трудовым или коллективным договором.

Например, сотрудник с окладом 50 000 руб. находился в простое пять рабочих дней по причинам, не зависящим от работодателя и работника. В этом случае оплату рассчитывают исходя из двух третей оклада и количества дней простоя.

При расчете важно учитывать именно рабочее время, пришедшееся на период простоя, а не просто количество календарных дней.

Чтобы не считать выплаты персоналу вручную, можно использовать Saby: система учитывает данные табеля и поможет рассчитать зарплату с учетом периода простоя в несколько кликов.

Если в первоначальном приказе была указана конкретная дата окончания, дополнительный приказ может не понадобиться. Сотрудников просто уведомляют о выходе на работу.

Если срок заранее не определяли, при возобновлении работы издайте приказ об окончании простоя. В нем укажите:

• дату выхода сотрудников;

• работников или подразделения, которых касается приказ;

• ответственного за уведомление сотрудников.

Если сведения о простое передавались в службу занятости, об отмене режима также необходимо сообщить в установленном порядке.

Ошибки могут привести как минимум к необходимости пересчитать выплаты сотрудникам, а в отдельных случаях — к административной ответственности.

Например, за непредставление или несвоевременное представление обязательных сведений в государственный орган применяется статья 19.7 КоАП РФ: для должностных лиц предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей, для юридических лиц — от 3000 до 5000 рублей.

Отдельные риски возникают, если работодатель платит за простой меньше установленного законом минимума. Это уже нарушение трудового законодательства.

Иногда простой вообще не нужен.

Если сотрудники могут выполнять свои трудовые функции из дома, можно рассмотреть временный перевод на дистанционную работу. Но порядок зависит от причины перевода и конкретных обстоятельств.  О других нестандартных режимах работы мы писали в статье: «Гибкий график без ошибок: как сделать удобно и законно».

Например, трудовое законодательство предусматривает возможность временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях — в частности, при катастрофе, аварии, пожаре, наводнении, эпидемии и других обстоятельствах, угрожающих жизни или нормальным условиям жизни населения. Информация о таком переводе также относится к сведениям, которые работодатель передает в службу занятости.

Если таких оснований нет, перевод на удаленку обычно оформляют по соглашению с работником.

Если период простоя совпал с уже запланированным ежегодным отпуском, сотрудник может уйти в него по графику.

А вот отправить человека в отпуск за свой счет только потому, что компании нечем его занять, нельзя. Такой отпуск предоставляется по инициативе работника и с согласия работодателя.

Перед введением простоя нужно проверить, что:

• определена причина простоя;

• понятно, кого он касается;

• издан приказ;

• сотрудники ознакомлены с приказом;

• определено место нахождения работников;

• простой отражается в табеле;

• рассчитана правильная оплата;

• сведения переданы в службу занятости в течение трех рабочих дней;

• при изменении обстоятельств сведения скорректированы;

• после окончания простоя сотрудники уведомлены о выходе на работу.

Простой затрагивает сразу несколько процессов: кадровый учет, табель, зарплату и отчетность. Saby поможет с каждым из этих моментов. В программе можно оформить кадровое событие, отразить период простоя в учете рабочего времени и учесть его при расчете зарплаты — быстро и без ошибок.

Переходите на Saby и автоматизируйте расчет зарплаты и кадровый учет. Позвоните по номеру +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже — специалисты помогут подобрать подходящий тариф для вашей компании.