Бумажные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: кто и как может применят

С 1 сентября 2026 года при автомобильных грузоперевозках основным форматом транспортной накладной станет электронный. Участникам перевозки необходимо будет обмениваться документами через специальную информационную систему электронных перевозочных документов (ЭПД).

При этом бумажные накладные полностью не исчезнут. Законодательство оставляет несколько ситуаций, когда оформить документ на бумаге по-прежнему можно. Далее подробнее расскажем об этом.

Новые правила введены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Согласно положениям этого закона с сентября при автомобильной перевозке груза сведения о перевозке должны оформляться в электронном виде.

Изменения затронут всех, кто вовлечен в процесс:

• организация или ИП, отправляющие груз;

• транспортная компания или другой перевозчик;

• получатель товара;

• экспедитор, если он участвует в организации доставки.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) подтверждает заключение договора перевозки и сопровождает груз на всем маршруте. Участники последовательно вносят необходимые сведения и подписывают документ.

Поэтому компании, которые раньше работали исключительно с бумажными бланками, должны заранее подготовить не только бухгалтерию, но и логистику. Нужно определить ответственных сотрудников, проверить электронные подписи, настроить обмен с партнерами и обеспечить водителям доступ к нужным документам. Весь необходимый функционал уже есть в Saby (СБИС).

Пошаговый алгоритм перехода на электронные перевозочные документы мы собрали в инструкции: «Инструкция по переходу на обязательное применение ЭПД с 1 сентября 2026 года».

Возможность использовать бумажные документы сохраняется для отдельных видов перевозок и отдельных обстоятельств.

Перечень таких случаев установлен приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262.

Компания или ИП сможет воспользоваться бумажным вариантом, если перевозка попадает под одно из предусмотренных исключений:

• Груз перевозят для личных, семейных или бытовых нужд физлица. Например, это может быть перевозка вещей гражданина при переезде.

• Из-за сбоя в государственных информационных системах невозможно передать сведения в ГИС ЭПД. При этом речь идет не о любой локальной проблеме компьютера или интернета у компании. Основание должно соответствовать установленным требованиям, а технический сбой — быть зафиксирован системой ГосСОПКА.

• В месте перевозки отсутствует интернет, а населенный пункт входит в специальный перечень труднодоступных территорий. Определить, подходит ли конкретный населенный пункт под это исключение, важно до оформления документа. Если территория не входит в утвержденный перечень, отсутствие связи само по себе не дает права отказаться от электронного формата.

• Отправитель и получатель груза — одно и то же лицо. Такое возможно, например, при перемещении собственного имущества между объектами компании. Если условия перевозки соответствуют установленному исключению, сведения можно оформить на бумажном носителе.

• Перевозятся грузы военного назначения, а одной из сторон является Минобороны России.

• В перевозке участвует иностранная компания, сведения о которой отсутствуют в государственном реестре аккредитованных филиалов и представительств.

• Иностранный перевозчик из страны ЕАЭС выполняет предусмотренную правилами каботажную перевозку.

• Перевозятся драгоценные металлы или драгоценные камни.

Исключения распространяются не только на транспортную накладную.

В тех же ситуациях на бумажном носителе можно составить:

• заказ;

• заявку, если перевозка осуществляется в рамках договора об организации перевозок.

Если обычная коммерческая доставка не относится ни к одному из перечисленных случаев, использовать бумажный документооборот с 1 сентября уже нельзя.

Есть еще один нюанс, который нельзя упустить при подготовке к новым правилам.

С 1 сентября 2026 года изменится не только порядок работы с транспортными документами, но и правила, по которым оформляется бумажный вариант накладной.

Сейчас форма транспортной накладной содержится в приложении № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.

Однако эти правила прекращают действовать с 1 сентября. Поэтому использовать старый бланк после этой даты для новых перевозок нельзя.

Вместо него начнет действовать новая форма. Она будет установлена новыми Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (пока не утверждены).

Особенно важно не смешивать два процесса: бумажное оформление как законное исключение и обычную работу с электронными перевозочными документами.

Если перевозки компании не относится к исключениям, лучше заранее перевести весь процесс в электронный вид.

Для этого понадобится:

• Электронная подпись. Руководителю организации или ИП нужна квалифицированная электронная подпись. Сотрудникам, которые подписывают документы от имени компании, понадобятся собственные сертификаты и МЧД.

• Оператор информационной системы ЭПД. Через оператора организуется обмен сведениями и передача документов в государственную систему.

• Рабочие места сотрудников. Нужно определить, кто создает документы, кто проверяет данные и кто отвечает за их подписание.

• Доступ водителей. Водитель должен иметь возможность получить сведения о рейсе и выполнить необходимые действия непосредственно во время перевозки.

• Обмен с контрагентами. Заранее проверьте, готовы ли поставщики, покупатели, перевозчики и экспедиторы работать в электронном формате.

Если перевозки относятся к одному из исключений, полностью переходить на электронный формат не обязательно.

Но перед оформлением документа стоит проверить основание. У сотрудника, который отвечает за перевозку, должна быть понятная инструкция: в какой ситуации разрешен бумажный вариант и какой документ нужно использовать.

Это особенно важно, если организация одновременно выполняет разные виды перевозок. Для одной доставки может действовать исключение, а для другой — уже нет.

Поэтому удобнее разделить процессы:

• стандартные перевозки — оформлять через ЭПД;

• исключения — проводить по установленному бумажному порядку;

• контролировать актуальность форм и требований.

Saby поможет подготовиться к изменениям заранее: создавать и подписывать электронные документы, обмениваться ими с контрагентами, подключать водителей и контролировать прохождение документов на разных этапах.

Начните настройку до 1 сентября, чтобы успеть проверить интеграцию, обучить сотрудников и протестировать обмен на реальных сценариях перевозки. Узнайте больше по телефону +7 (909) 282-50-95 или по форме ниже.