Инструкция по переходу на обязательное применение ЭПД с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы (ЭПД) станут обязательными для большинства участников автомобильных грузоперевозок. Грузоотправителям, перевозчикам, грузополучателям и экспедиторам придется перейти на цифровой документооборот через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Изменения затронут не только транспортные компании. Если бизнес отправляет или получает товары с привлечением автомобильного транспорта, ему тоже потребуется работать с ЭПД.

Это цифровые документы, которые подтверждают и сопровождают перевозку груза. Они заменяют соответствующие бумажные формы и имеют такую же юридическую силу при соблюдении установленных требований.

К ЭПД относятся, в частности электронные:

• транспортная накладная (ЭТрН);

• путевой лист (ЭПЛ);

• заказ или заявка на перевозку;

• заказ-наряд;

• сопроводительная ведомость;

• договор фрахтования;

• экспедиторские документы.

Сведения об электронных документах передаются в ГИС ЭПД. Участники перевозки работают с государственной системой не напрямую, а через операторов ГИС ЭПД.

До сентября 2026 года бумажные формы все еще широко используются в грузоперевозках. После этой даты электронный формат станет основным для документов в этой сфере.

При этом законодательство не отменяет бумажные документооборот полностью. Для отдельных ситуаций предусмотрены исключения.

Поэтому задача бизнеса к 1 сентября — не просто внедрить программу для ЭДО, если этого не было сделано ранее. Необходимо определить, какие документы используются в конкретных перевозках, кто их формирует и подписывает и как организовать обмен между всеми участниками.

Весь необходимы функционал для этого уже реализован в Saby.

Обязательный переход затронет участников перевозочного процесса:

• Грузоотправителей. Они передают груз перевозчику и формируют предусмотренную для них часть ЭПД.

• Перевозчиков. Транспортные компании и ИП подтверждают прием груза, его перевозку и другие предусмотренные этапы.

• Грузополучателей. Получатель подтверждает приемку груза или указывает выявленные расхождения.

• Экспедиторов. Если перевозку организует экспедитор, ему также придется участвовать в электронном документообороте в предусмотренных законом случаях.

• Других участников перевозки. В зависимости от схемы доставки в ЭДО могут участвовать фрахтователи, фрахтовщики, водители и другие ответственные лица.

Таким образом, переход касается не только бизнеса, который профессионально занимается грузоперевозками. Например, торговой компании, которая регулярно отправляет товары покупателям через сторонних перевозчиков, также необходимо подготовиться к новому порядку.

Не все ЭПД становятся обязательными одновременно. Требования зависят от его вида и конкретной перевозки.

Все указанные форматы утверждаются нормативными актами ФНС России.

Переход на ЭПД затрагивает сразу несколько процессов: юридическое оформление, работу сотрудников, ЭП, программное обеспечение и взаимодействие с контрагентами.

Чтобы не столкнуться с проблемами после начала обязательного применения, подготовку лучше разбить на несколько этапов.

Составьте список всех ситуаций, в которых компания отправляет, получает или перевозит товары.

Для каждой из них определите:

• кто является грузоотправителем;

• кто получает груз;

• кто фактически перевозит товар;

• используется ли экспедитор;

• чей транспорт задействован;

• какие документы оформляются сейчас;

• кто отвечает за их заполнение и подписание.

Это поможет понять, какие ЭПД потребуются именно вашей компании.

Например, если продавец передает товар сторонней транспортной компании для доставки покупателю, в цепочке появляется перевозчик и возникает необходимость оформить соответствующие перевозочные документы.

Переход на ЭПД следует закрепить в договорах с перевозчиками, экспедиторами и другими участниками процесса.

Проверьте, есть ли в договорах условия об ЭДО и порядке подписания документов.

При необходимости добавьте:

• обязанность сторон использовать ЭПД;

• порядок обмена ими;

• сроки подписания;

• порядок исправления ошибок;

• ответственность за нарушение сроков;

• данные, необходимые для идентификации участников.

Это особенно важно, если компания работает с большим количеством перевозчиков.

ЭПД подписываются на разных этапах перевозки. Поэтому заранее распределите обязанности.

Например:

• логист формирует документ;

• кладовщик подтверждает отгрузку;

• перевозчик принимает груз;

• водитель работает с документом во время рейса;

• получатель подтверждает приемку;

• ответственный сотрудник контролирует статусы.

Такой порядок лучше зафиксировать во внутренних инструкциях, чтобы сотрудники понимали, кто и в какой момент должен выполнить действие.

У всех сотрудников, которые будут подписывать электронные документы, должны быть необходимые полномочия и действующие электронные подписи.

Если линейный сотрудник действует от имени организации с квалифицированной ЭП физического лица, ему также понадобится машиночитаемая доверенность.

Проверьте заранее:

• срок действия сертификатов;

• полномочия подписантов;

• наличие МЧД;

• корректность данных сотрудников;

• возможность подписания нужных форм.

Не стоит откладывать это до конца августа: оформление новых сертификатов и доверенностей может потребовать времени.

Для обмена нужен оператор ГИС ЭПД. Например, Saby. Программа позволяет организовать работу с ЭПД в одном сервисе: создавать файлы, обмениваться ими с контрагентами, подписывать и отслеживать их статус.

В Saby можно работать с транспортными накладными, путевыми листами, заказами на перевозку и экспедиторскими документами. Благодаря этому можно оформлять разные типы перевозок быстро и без ошибок.

Недостаточно подключить к ЭПД только свою компанию. В перевозке участвуют несколько сторон, и каждая должна иметь возможность получить и подписать свою часть документа.

Поэтому заранее проверьте, с какими операторами работают основные перевозчики и заказчики.

Если участники используют разных операторов, необходимо обеспечить роуминг между ними. В Saby можно обмениваться ЭПД с контрагентами, использующими другие решения, если между операторами настроен необходимый роуминг.

Водитель становится непосредственным участником ЭДО.

В зависимости от схемы работы ему может понадобиться:

• мобильное устройство;

• доступ к приложению;

• возможность получить документ;

• ЭП;

• возможность подписать свою часть (титул);

• доступ к электронному документу во время рейса.

Также водитель должен понимать, что делать при ошибке или отсутствии связи и как предъявить документ при проверке. В Saby предусмотрена мобильная работа, поэтому водитель может легко выполнять все необходимые действия непосредственно во время рейса.

Saby помогает перенести перевозочные документы в электронный формат и организовать их обработку на разных этапах доставки. Сотрудники работают в одной системе, не переключаясь между разными окнами.

Например, при оформлении перевозки можно:

1. создать заказ на перевозку;

2. сформировать необходимый электронный документ;

3. передать его участникам;

4. получить подписи;

5. контролировать статус;

6. передать сведения в ГИС ЭПД;

7. завершить документооборот после доставки.

Данные, которые используются в перевозке, можно передавать в Saby из учетной системы через интеграцию. Это сокращает объем ручного ввода и помогает избежать ошибок при переносе информации.

В Saby предусмотрен весь необходимый функционал по переходу на электронный документооборот для перевозок.

• Все перевозочные документы в одном месте. Не придется использовать отдельные сервисы для разных этапов документооборота. Сотрудники могут работать с файлами, связанными с перевозкой, в единой системе.

• Контроль статусов. Ответственный сотрудник видит, сформирован ли документ, отправлен ли контрагенту, подписан ли он и завершен ли обмен.

• Меньше ручного ввода. При интеграции с учетными системами сведения о товарах, контрагентах и перевозках можно передавать автоматически.

• Работа с мобильными сотрудниками. Водители получают возможность работать с необходимыми документами непосредственно в процессе перевозки.

• Электронный архив. Подписанные документы остаются в цифровом виде, поэтому их проще найти при необходимости.

• Обмен с контрагентами. Компания может организовать онлайн взаимодействие с участниками перевозок, в том числе при использовании разных операторов.

Подключите Saby заранее, чтобы к 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы уже были частью привычного рабочего процесса. Звоните нам по номеру +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже.