6-НДФЛ: как избежать типичных ошибок

Кто сдает. Расчет обязаны подавать налоговые агенты — организации и ИП, которые в течение года начисляли или выплачивали доходы физическим лицам: своим сотрудникам, учредителям, а также исполнителям по договорам ГПХ. Исключение составляют налоговые агенты на АвтоУСН — они 6-НДФЛ не сдают.

Если доход выплачивался самозанятым (НПД) или ИП по договорам ГПХ, сведения по ним в 6-НДФЛ не включают. В расчет также не попадает матпомощь и подарки в размере до 4 000 руб.

Когда сдавать. Сдать расчет в налоговую необходимо:

• до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом, — за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев;
• до 25 февраля следующего года — расчет за год.

Если последний день выпадает на праздник или выходной, срок переносится на ближайший рабочий день. При просрочке в подаче 6-НДФЛ более чем на 20 рабочих дней, ФНС наложит блокировку на расчетные счета.

Форма. 6-НДФЛ сдают по форме из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в редакции от 09.01.2024.

Куда сдавать. 6-НДФЛ подают по месту жительства ИП или месту регистрации организации. Законом предусмотрены исключения для ИП на патенте и для обособленных подразделений компаний:

Способы сдачи. Способ зависит от количества физлиц, которым выплачивался доход:

• 9 и менее — можно на бумаге или в электронном виде по своему выбору;
• 10 и более — только в электронном виде.

Автоматизировать заполнение и подачу отчетности по персоналу легко с Saby.

Бывает, что на титульном листе неверно указаны наименование, Ф. И. О. или ИНН. В этом случае налоговая расчет примет, но не сможет понять, кто его сдал. Фактически это будет означать, что 6-НДФЛ не представлен вообще.

Исправить такую ошибку просто: нужно составить новый расчет с верными реквизитами и отправить его без номера корректировки. Такой документ пройдет как первичный.

Если ошибка в КПП или ОКТМО, порядок другой — здесь нужна корректировка. Потребуется сдать два расчета:

1. Первый — с номером корректировки «0--» и правильными КПП или ОКТМО. Все остальные строки нужно перенести из первичного расчета.
2. Второй — с номером корректировки «1--» и ошибочными КПП или ОКТМО. При этом во всех числовых показателях разделов 1 и 2 нужно поставить нули.

В 6-НДФЛ можно ошибиться в сумме дохода, а также в исчисленном или удержанном налоге. При любой такой ошибке нужно подать уточненный расчет, а при необходимости — доплатить недостающий НДФЛ.

Частые суммовые ошибки:

• В расчет попала стоимость подарков или материальной помощи до 4 000 руб. — налоговая база оказалась завышена.
• Не учли разовую премию к празднику — база, наоборот, занижена.
• Перепутали цифры при ручном заполнении или неверно посчитали показатель строки. Например, при расчете налоговой базы из дохода не вычли вычеты. По правилу строка 131 раздела 2 равна разнице между строками 130 и 120.

Как исправить. Составьте новый расчет с правильными числами и укажите номер корректировки «1--». В уточненке замените ошибочные данные на верные, а остальные графы заполните показателями из первичного расчета.

Перед отправкой проверьте, чтобы связанные между собой суммы сходились. Например, если исправляете доход, перепроверьте исчисленный и удержанный НДФЛ. Если ошибка была допущена в налоге — посмотрите показатели по периодам удержания и срокам перечисления.

ФНС проверяет не только то, правильно ли вы посчитали налог, но и то, вовремя ли его перечислили. Поэтому важно точно понимать, к какому периоду относится конкретная выплата.

Частые ошибки:

• Декабрьская зарплата попала в годовой расчет. Если зарплату за вторую половину декабря выплатили в январе, ее и НДФЛ с нее нужно отражать в 6-НДФЛ за 1 квартал следующего года. Дело в том, что датой получения дохода считается день фактической выплаты зарплаты. В этот же момент должен быть удержан и налог.
• Расчет заполнили не нарастающим итогом. Например, строка 020 раздела 1 равна только сумме строк 021–026 за текущий расчет. А должна быть равна сумме строк 021–026 текущих и предыдущих за этот год. К примеру, в 6-НДФЛ за 9 месяцев строка 020 должна складываться из строк 021–026 за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев. То же правило действует и для строки 030 (она должна быть равна сумме строк 031–036).

Исправляются такие ошибки так же, как и суммовые: нужно подать уточненный 6-НДФЛ с номером корректировки «1--» и верными данными по всему расчету.

Одна из самых частых ошибок — неверно посчитать количество физлиц, которым выплачивался доход. Например:

• Включить в расчет самозанятых.
• Посчитать уволенного и принятого в том же году сотрудника за двух разных людей.
• Определить число исполнителей по ГПХ по количеству договоров. Например, если человек получил вознаграждение по трем договорам ГПХ, в 6-НДФЛ он указывается как одно физлицо, а не три.

Ошибки в численности исправляют так же, как суммовые: нужно подать уточненный расчет с номером корректировки «1--» и верными данными.

Также ошибки могут быть в справках о доходах. Справки входят в состав годового 6-НДФЛ. Порядок исправления зависит от вида ошибки.

1. Ошибка в справке по физлицу, которому выплачивался доход (неверные ФИО, ИНН, сумма дохода или вычетов и другое).

Нужно составить уточненную справку:

• в поле «Номер справки» укажите номер первичной справки, где была ошибка;
• в поле «Номер корректировки» поставьте «01», если вносите изменения впервые;
• остальные данные перенесите из первичной справки.

2. Справка подана по «лишнему» физлицу (например, на самозанятого или сотрудницу, которая не получала доход в течение года — например, была в декрете).

В этом случае сдайте аннулирующую справку:

• в поле «Номер справки» укажите номер первичной справки;
• в поле «Номер корректировки» поставьте «99», если вносите изменения впервые;
• в разделе 1 перенесите данные из первичной справки;
• разделы 2–4 и приложение к справке не заполняйте.

Если в расчете найдут ошибки, налогового агента оштрафуют на 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Должностное лицо при этом могут привлечь к ответственности отдельно — штраф от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Также штраф предусмотрен за неверный формат сдачи. Если налоговый агент обязан сдавать 6-НДФЛ только в электронном виде, но представил его на бумаге, сумма штрафа составит 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).

Самый надежный способ избежать уточненок и штрафов — внимательно проверить расчет перед отправкой. Но в 6-НДФЛ много показателей, и вручную отследить их все сложно. Оптимальный вариант — сдавать отчетность через Saby. В системе есть все для правильного заполнения и проверки:

• Программа покажет ошибки в суммах удержанного налога и начисленного дохода. Дополнительно подсветит ведомости, по которым НДФЛ не был перечислен в бюджет.
• Автоматическая проверка перед отправкой поможет увидеть все ошибки по контрольным соотношениям. Пользователю остается только их исправить, чтобы налоговая приняла расчет с первого раза.

Если у компании есть обособленные подразделения, Saby сформирует 6-НДФЛ в разрезе каждого на основе начислений и выплат их сотрудникам.

Кроме того, Saby проверяет не только 6-НДФЛ, но и данные в РСВ, перссведениях и ЕФС-1. С помощью сервиса «Сверка сотрудников» система покажет, все ли застрахованные лица попали в отчеты, и сопоставит данные между ними.

Переходите на Saby, чтобы заполнять и сдавать 6-НДФЛ и другую отчетность быстро и без ошибок. Узнайте больше о возможностях программы по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже.