ЭТрН для нескольких юрлиц: роли, доступы, подписи и МЧД

В группе компаний с несколькими юрлицами работа с ЭТрН строится на двух принципах: юридическом разделении и операционном объединении. Каждый ИНН имеет собственные документы, подписи, роли и ответственность. Но сотрудник может работать в одном интерфейсе, если доступы и права настроены безопасно.

Подробнее о переходе на ЭТрН мы писали в статье: «СБИС: электронные транспортные накладные».

Перемещение между юрлицами одной группы. Когда грузоотправитель и грузополучатель — разные юрлица группы, каждое действует в своей роли. Для перевозки может привлекаться собственный или сторонний транспорт.

Если перевозку выполняет собственный транспорт одного из юрлиц группы, критерий для ЭТрН один: если есть отдельный договор перевозки или доставка выделена как отдельная услуга — ЭТрН оформляется. Если договора нет — ЭТрН не требуется.

Сборный груз от разных юрлиц холдинга в одной машине. Например, у компании один склад, но торговля идет от имени ООО «Альфа» (продукты) и ООО «Бета» (упаковка). Машина одна, везет все одному клиенту.

В этом случае формируется две разных ЭТрН: одну от ООО «Альфа», вторую от ООО «Бета». Водитель в своем мобильном приложении (или приложении перевозчика) принимает два отдельных титула. Грузополучатель на приемке подписывает оба документа отдельно.

Работа через экспедитора (договор транспортной экспедиции). Несколько компаний холдинга передают функции управления логистикой одному юридическому лицу — внутреннему или внешнему экспедитору. Если экспедитор принимает груз во владение, он может сам выступать в роли грузоотправителя в накладной. В этом случае он обязан быть зарегистрирован в реестре «ГосЛог» 

Использование экспедиторских схем не отменяет правила: сколько реальных собственников груза (отправителей) — столько и накладных.

Чтобы сотрудники не путались, а документы не блокировались государственной системой ГИС ЭПД, ИТ-отделу и руководителю логистики нужно выполнить четыре шага.

Каждое юридическое лицо должно иметь собственный личный кабинет (абонентский ящик) у оператора ИС ЭПД. Система должна сама «понимать», от какого юрлица сейчас формируется документ, и подставлять нужный ИНН.

Это самый критичный этап. Сотрудники подписывают электронные документы своей УКЭП или УНЭП из Госключа. Чтобы эта подпись имела юридическую силу от имени компании, к ней дополнительно прикладывается машиночитаемая доверенность (МЧД), которая подтверждает полномочия сотрудника действовать от лица организации.

• Если один кладовщик отгружает товары от ООО «Альфа» и ООО «Бета», у него должна быть личная подпись физлица и две разные МЧД (одна от директора «Альфы», вторая — от директора «Беты»).

• В учетной системе необходимо жестко связать эти доверенности со счетами организаций, чтобы сотрудник случайно не подписал документ «Альфы» доверенностью «Беты» — ГИС ЭПД забракует такую накладную мгновенно.

Разграничьте права пользователей. Кладовщик не должен видеть или иметь возможность отправить документ от организации, к которой он не привязан трудовым договором или доверенностью. Это снизит риск человеческой ошибки до минимума.

Предупредите ваших перевозчиков и конечных получателей, что по данному рейсу придет несколько пакетов документов. Водитель должен быть обучен подписать (поставить отметку о приемке/сдаче) во всех ЭТрН, привязанных к его рейсу в приложении.

Работа группы юрлиц с ЭТрН требует строгой дисциплины. Попытки сэкономить время или обойти правила ФНС приведут к штрафам и задержкам машин на дорогах.

Наиболее верный путь — полная автоматизация. Нужный функционал есть в Saby. Оставьте заявку, чтобы узнать больше, или просто позвоните по номеру: +7 (909) 282-50-95.