Как оформлять ЭПД без интернета и при технических сбоях

С 1 сентября 2026 года введено обязательное применение электронных перевозочных документов (ЭПД) для всех участников коммерческих грузоперевозок. В штатном режиме сформированные ЭПД передаются в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через операторов ЭДО. Такой механизм обеспечивает прозрачность грузоперевозок и ускоряет обмен юридически значимыми данными между контрагентами.

Однако на практике могут происходить сбои в цифровой инфраструктуре. Для минимизации операционных рисков Минтранс России разработал и утвердил специальный Регламент действий при оформлении и предъявлении электронных перевозочных документов в условиях внештатных ситуаций (далее — Регламент).

Под внештатными ситуациями Регламент понимает два сценария:

• отсутствие подключения к сети интернет у участника перевозочного процесса;
• технический сбой в работе ГИС ЭПД.

Согласно части 3 утвержденного Регламента, при выявлении проблем со связью (в точке погрузки, в пути следования или на складе) участник процесса обязан зафиксировать данный факт документально. Как  это сделать:

1. Оформить акт, в котором детально прописываются:

• дата и точное время возникновения проблемы;
• локация (адрес складского комплекса, конкретный километраж трассы или наименование погрузочного пункта);
• характер сбоя (нет мобильного сигнала, не загружается сайт, ошибка при отправке файла);
• перечень предпринятых мер по восстановлению соединения (перезагрузка оборудования, обращение в службу поддержки провайдера).

2. Подписать акт представителями заинтересованных сторон: водителем, сотрудником склада и грузоотправителем. Если кто-либо из участников физически отсутствует, в документе делается соответствующая оговорка. В ней указывается, что контрагент был уведомлен о технических сложностях дистанционно (звонок, сообщение в мессенджере или по email).

3. Отправить официальную заявку своему оператору ЭДО (через которого осуществляется интеграция с ГИС ЭПД). В ней фиксируется техническая невозможность формирования ЭПД по причине отсутствия интернет-соединения.

Для подтверждения факта сбоя оператор ЭДО проводит проверку через оператора связи или через сверку геолокации с официальным Перечнем местностей, не обеспеченных услугами связи, утвержденным распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р.

4. Получить подтверждение от оператора. После успешной верификации оператор ЭДО связывается с участником перевозки и подтверждает правомерность оформления документации в бумажном виде. Участник распечатывает перевозочный документ и заверяет его подписью.

5. Бумажный документ передать водителю. При остановке транспортными инспекторами (ГИБДД или Ространснадзор) водитель обязан предъявить документ и пояснить причину использования бумажного формата.

В описанной ситуации бумажный перевозочный документ приобретает полную юридическую силу, эквивалентную ЭПД. Участник перевозки полностью защищен от привлечения к административной ответственности.

Подробнее о том, как работать водителю с ЭТрН, в том числе без интернета, писали здесь: «Как водитель подписывает ЭТрН со смартфона и что делать без интернета».

Возобновление сетевого подключения не обязывает участников переводить в цифровой вид перевозочные документы, которые уже были оформлены на бумажном носителе в период технического сбоя. Бумажная форма признается достаточным и исчерпывающим доказательством факта перевозки, ее дублирование в электронном формате законодательством не требуется.

Тем не менее, с момента стабилизации интернет-соединения все участники перевозки обязаны вернуться к штатному режиму формирования ЭПД.

Исключительные случаи, допускающие продолжение использования бумажных носителей даже при наличии связи, строго регламентированы отраслевыми приказами Минтранса России (например, при транспортировке грузов военного назначения или при совпадении грузоотправителя и грузополучателя в одном лице). Этот перечень закреплен в следующих нормативных актах:

• Автомобильные перевозки: приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262;
• Железнодорожные перевозки: приказ Минтранса от 21.11.2025 № 407;
• Воздушные перевозки: приказ Минтранса от 18.03.2026 № 102;
• Экспедиторская деятельность: приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115.

В отношении ЭПД, процесс формирования которых был инициирован в электронном виде до возникновения проблем со связью, действует отдельное правило. После восстановления канала передачи данных оператор ЭДО обязан обеспечить автоматическую выгрузку и передачу всех накопленных за период сбоя электронных документов в ГИС ЭПД без дополнительного вмешательства пользователя.

Процедура работы с ЭПД в условиях технологических отказов различается в зависимости от того, на чьей стороне произошла неисправность.

При возникновении неполадок непосредственно в ГИС ЭПД Министерство транспорта РФ обязано в течение 2 часов устранить неисправность и официально известить всех участников процесса и надзорные органы о введении режима нештатной ситуации.

В период восстановления системы обязанность по генерации ЭПД с участников перевозок не снимается. Документы формируются в штатном режиме, однако их передача в ГИС ЭПД приостанавливается до нормализации обстановки.

В этот промежуток времени водитель вправе демонстрировать контролирующим органам ЭПД в одном из двух форматов:

• в виде QR-кода через специализированное мобильное приложение, интегрированное с ГИС ЭПД;
• в виде распечатанного документа мо штампом УКЭП.

Отсутствие факта регистрации документа в ГИС ЭПД на момент проверки не квалифицируется как административное правонарушение. По факту восстановления функционала операторы ЭДО обеспечивают автоматическую пакетную выгрузку и передачу всех документов, накопленных за период сбоя.

Если причиной недоступности сервиса стал сбой у оператора ЭДО, он обязан устранить неполадки также в течение 2 часов и незамедлительно направить в уполномоченные контролирующие органы официальное извещение о нештатной ситуации.

По запросу клиента оператор ЭДО обязан предоставить справку в произвольной форме, удостоверяющую факт технологического сбоя. Данный документ служит основанием для освобождения бизнеса от административной ответственности за нарушение установленных сроков передачи сформированного ЭПД в ГИС ЭПД.

Эксперты Saby предлагают комплексное решение для перехода на ЭПД в полном соответствии с законодательными требованиями. Получите консультацию по телефону: +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже, чтобы узнать больше.