Какие ЭПД должны оформлять компании с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года документооборот по грузоперевозкам автомобильным транспортом переходит на новый формат: участники таких перевозок должны будут оформлять основные документы в электронном виде. Бумажные документы сохранятся только для отдельных ситуаций, прямо предусмотренных законодательством.

При этом универсального набора ЭПД для всех компаний нет. Он зависит от того, какую роль организация или ИП выполняет в конкретной перевозке: отправляет груз, доставляет его, принимает, организует процесс или работает в качестве экспедитора.

С 1 сентября 2026 года в электронном виде нужно будет оформлять:

• электронную транспортную накладную (ЭТрН) — подтверждает договор перевозки и сопровождает груз в пути;

• электронный заказ-заявку на перевозку — используется для оформления поручения перевозчику;

• электронный путевой лист (ЭПЛ) — его обязательность зависит от конкретного вида перевозки, в частности, он необходим при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции, также крупные заказчики (сети, маркетплейсы) могут требовать его в рамках договора;

• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку.

Все эти документы передаются через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она обеспечивает централизованный обмен информацией между участниками перевозки и государственными органами. Бизнес работает с ГИС ЭПД не напрямую, а через аккредитованных операторов, например, Saby.

Чтобы определить необходимый набор ЭПД, сначала нужно установить роль компании в перевозке.

На практике одна организация может совмещать несколько ролей. Например, продавец может одновременно быть грузоотправителем и самостоятельно доставлять товар покупателю. В этом случае состав документов будет отличаться от ситуации, когда для доставки привлекают стороннюю транспортную компанию.

Грузоотправитель передает перевозчику сведения о товаре и условиях доставки. В зависимости от схемы он участвует в формировании заказа-заявки и ЭТрН.

При использовании ЭТрН грузоотправитель заполняет свою часть документа и подписывает соответствующий титул электронной подписью. После этого документ передается следующему участнику перевозки.

Если доставка организуется через экспедитора, дополнительно может потребоваться поручение экспедитору. В нем фиксируют, какие именно услуги должен выполнить специалист и на каких условиях.

Перевозчик отвечает непосредственно за доставку. Он получает заказ на перевозку, принимает груз и оформляет свою часть ЭТрН.

В зависимости от требований к конкретной перевозке перевозчику также понадобится электронный путевой лист. В нем отражаются сведения, необходимые для выпуска автомобиля на линию и контроля работы водителя.

Грузополучатель не создает ЭТрН целиком, а оформляет свою часть документа. После доставки он проверяет груз и подтверждает приемку.

Если обнаружены расхождения, повреждения или недостача, информацию об этом также фиксируют в электронном документе.

Здесь документооборот сложнее: экспедитор не обязательно сам перевозит груз. Он может найти перевозчика, организовать маршрут, передать ему груз и контролировать доставку.

В таком случае используются экспедиторские документы:

• поручение экспедитору — определяет, какие услуги должен организовать экспедитор;

• экспедиторская расписка — подтверждает получение груза экспедитором;

• складская расписка — оформляется, если экспедитор принимает груз на временное хранение.

При этом схема оформления ЭТрН зависит от того, принимает ли экспедитор груз во владение и кто непосредственно выступает грузоотправителем.

Для электронного документооборота компании нужен оператор, через которого документы передаются в ГИС ЭПД. Saby TMS позволяет организовать этот процесс в одном сервисе.

В системе можно:

• создавать электронные заказы-заявки;

• оформлять и отправлять ЭТрН;

• работать с электронными путевыми листами;

• формировать экспедиторские документы;

• отслеживать статусы документов;

• организовать работу водителей через мобильное приложение;

• обмениваться документами с контрагентами.

При создании ЭТрН не обязательно каждый раз заносить все сведения вручную. Если документ формируется на основании заказа на перевозку, данные о контрагентах, маршруте и грузе можно использовать повторно. Это снижает количество ручных операций и вероятность ошибок.

Saby TMS также помогает контролировать процесс после отправки: видно, на каком этапе находится документ и кто должен выполнить следующее действие.

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы станут частью обязательного документооборота большинства участников грузоперевозок. Поэтому откладывать переход до последнего момента не стоит: потребуется время, чтобы настроить процессы и обучить сотрудников.

Saby поможет оформить ЭПД, организовать обмен с участниками перевозки и контролировать документы на всех этапах доставки.

Подключайте сервис и подготовьте компанию к переходу на электронный документооборот. Звоните нам по номеру +7 (909) 282-50-95 или просто оставьте заявку ниже.