Компенсации за использование работником личного транспорта в 2026 году

Предельные размеры компенсаций за использование сотрудниками личного транспорта в служебных целях теперь прямо закреплены в Налоговом кодексе (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Ранее они содержались только в постановлении Правительства РФ № 92. Поправки были внесены федеральным законом от 25 апреля 2026 года № 104-ФЗ.

С 25 мая 2026 года работодатели получили право включать в состав своих расходов компенсацию за использование работником личного транспорта в следующих лимитах:

• 2400 руб./мес. — по легковым автомобилям с объемом двигателя до двух литров включительно;
• 3000 руб./мес. — по автомобилям с двигателем более двух литров;
• 1200 руб./мес. — по мотоциклам.

Эти суммы работодатели могут учитывать в расходах при расчете налога на прибыль, ЕСХН и УСН. 

Таким образом размеры выплат не изменились. Нововведение касается только порядка их закрепления: теперь лимиты указаны непосредственно в Налоговом кодексе.

Одновременно поправки коснулись статьи 270 НК РФ. Если работодатель перечисляет компенсацию в большем размере, чем установлено законом, учесть в расходах он сможет только сумму в пределах установленных лимитов.

Аналогичный порядок теперь применяется и компаниями, работающими на ЕСХН.

Чтобы выплаты можно было учесть при налогообложении, необходимо правильно оформить документы.

Основанием является статья 188 ТК РФ. Работодатель и сотрудник должны письменно согласовать использование личного транспорта в служебных целях.

Это допускается оформить несколькими способами:

• включить такое условие в текст трудового договора;

• составить и подписать дополнительное соглашение;

• издать приказ или распоряжение работодателя, и ознакомить с ним работника под подпись.

Специальной формы для закрепления такой договоренности законодательство не предусматривает. Главное — чтобы документ содержал всю необходимую информацию.

Как правило, указывают:

• сведения о транспортном средстве;

• размер компенсации;

• порядок ее выплаты;

• условия использования автомобиля для выполнения служебных обязанностей;

• перечень документов, подтверждающих использование транспорта.

К соглашению желательно приложить копию свидетельства о регистрации автомобиля и документы, подтверждающие право собственности.

Кроме того, работодателю стоит регулярно получать подтверждение того, что автомобиль действительно используется для служебных поездок. В качестве подтверждающих документов могут использоваться путевые листы, чеки на покупку топлива, служебные задания, отчеты о поездках и другие документы. С помощью Saby (СБИС) можно перейти на электронные путевые листы и сократить время и ресурсы на оформление таких подтверждений.

Не во всех случаях выплаты уменьшают налоговую базу.

Минфин неоднократно разъяснял, что компенсация учитывается только в отношении транспорта, принадлежащего самому сотруднику на праве собственности.

Если работник пользуется автомобилем по доверенности, договору аренды или иному основанию, такие выплаты включать в расходы нельзя.

Кроме того, действующие нормы распространяются только на:

• легковые автомобили;

• мотоциклы.

Компенсации за использование грузовых автомобилей, автобусов или электромобилей в указанных лимитах для целей налогообложения не учитываются.

Предельные размеры, установленные НК РФ, применяются только при расчете налогов.

Это означает, что работодатель вправе установить сотруднику любую сумму компенсации по взаимному соглашению. Закон не ограничивает размер самой выплаты.

Однако часть компенсации, превышающая установленные лимиты, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, УСН или ЕСХН.

Если компенсация перечисляется согласно статье 188 Трудового кодекса РФ и связана с выполнением работником своих должностных обязанностей, она не облагается:

• НДФЛ;

• страховыми взносами.

При этом ограничения, действующие для налога на прибыль, в данном случае не применяются.

Иными словами, освобождение от НДФЛ и страховых взносов распространяется на всю сумму компенсации, если она экономически обоснована. На это неоднократно указывал и Минфин России.

Однако работодателю важно помнить: размер выплаты должен соответствовать фактическим расходам сотрудника и быть связан с исполнением его трудовых обязанностей.

Если компенсация окажется явно завышенной и не будет подтверждена документами, налоговые органы могут признать часть выплаты скрытым доходом работника. Тогда компании могут доначислить НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.

Может ли работодатель установить более высокий размер компенсации чем лимит, установленный в НК РФ?

Да. Закон не ограничивает размер такой выплаты сотруднику. Однако при расчете налогов можно будет учесть только сумму в пределах установленных лимитов.

Какими документами подтверждается использование автомобиля?

Обычно это путевые листы, чеки на топливо, служебные задания, отчеты о поездках и другие документы.

Облагается ли компенсация НДФЛ?

Нет, если выплата предусмотрена трудовым законодательством, документально оформлена и связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.

В Saby (СБИС) вы можете вести кадровый и бухгалтерский учет, рассчитывать выплаты сотрудникам, формировать необходимые документы и своевременно сдавать отчетность. Это поможет автоматизировать учет компенсаций, избежать ошибок в расчетах и соблюдать требования законодательства. Узнайте больше по телефону +7 (909) 282-50-95 или по форме ниже.