Нужна ли водителю МЧД для ЭТрН: отметка в приложении и подписание ЭПД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) нужна не каждому водителю, который работает с электронной транспортной накладной. Если водитель только фиксирует на телефоне фактические действия с грузом и использует простую электронную подпись (ПЭП), отдельная МЧД для него не требуется. В таком случае юридически значимое подписание от имени перевозчика выполняет уполномоченный сотрудник — например, диспетчер или логист. Другая ситуация возникает, когда водитель сам должен подписывать ЭТрН от имени перевозчика своей электронной подписью. Тогда он выступает представителем компании, и его полномочия нужно подтвердить МЧД.

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, который подтверждает полномочия представителя действовать от имени организации или ИП при использовании электронной подписи. Если сотрудник подписывает документы своей электронной подписью физического лица как представитель компании, его полномочия подтверждаются МЧД.

Руководитель оформляет МЧД и заверяет ее своей квалифицированной подписью. После этого сотрудник использует собственную подпись, а информация о МЧД прикладывается к электронному документу. 

Если водитель только выполняет действия, для которых достаточно ПЭП, а окончательное подписание соответствующего файла выполняет перевозчик, МЧД не нужна.

Минтранс прямо разъясняет: водитель может подписывать ЭТрН простой электронной подписью или УНЭП при условии последующего подписания соответствующего файла обмена УКЭП или УНЭП перевозчика.

Это позволяет разделить работу между водителем и офисом. Например, водитель находится на погрузке. Он открывает ЭТрН в мобильном приложении, подтверждает фактические обстоятельства перевозки и фиксирует необходимые сведения. Ему не обязательно выдавать КЭП физлица и МЧД только ради этого действия. После этого документ подписывает перевозчик — например, диспетчер или логист, у которого есть МЧД и соответствующая ЭЦП для обработки документа.

В Saby такой сценарий работы полностью поддерживается: водителей можно добавить в систему для обработки ЭТрН, а работу с документами распределить между сотрудниками.

Решающим является не сам факт работы в приложении, а кто и какой электронной подписью подписывает юридически значимый файл от имени перевозчика.

МЧД потребуется, если водитель самостоятельно подписывает ЭТрН как представитель перевозчика своей электронной подписью физического лица.

Такая схема может подойти, например, небольшой транспортной компании, где нет отдельного диспетчера. Водитель — штатный сотрудник находится на маршруте и должен не только отмечать фактические события по рейсу, но и подписывать документы от имени перевозчика.

В этом случае ему понадобятся:

• личная квалифицированная электронная подпись физического лица;
• МЧД от перевозчика с полномочиями на подписание соответствующих электронных перевозочных документов;
• настроенный доступ к ЭТрН в используемой системе.

Saby поддерживает такой вариант работы: руководитель оформляет МЧД, сотрудник подписывает документы своей подписью физлица, а система добавляет доверенность к пакету документов.

При этом МЧД должна соответствовать тем действиям, которые водитель выполняет. Не стоит передавать сотруднику больше полномочий, чем требуется для его работы.

Если перевозчик сам является ИП и лично подписывает собственные документы, он не представляет другую организацию. Поэтому МЧД для такого подписания не нужна: ИП использует собственную подпись.

Если руководитель юридического лица сам управляет автомобилем и лично подписывает документы от имени своей компании, ему не требуется МЧД на самого себя. МЧД нужна для представителя, то есть другого человека, которого руководитель наделил полномочия.

Если водитель будет самостоятельно подписывать ЭТрН как представитель перевозчика, подготовьте:

• Личную КЭП водителя. Это должна быть подпись физического лица, которой сотрудник будет подписывать документы в качестве представителя компании.
• КЭП руководителя. Ей руководитель заверяет МЧД.
• Данные представителя. Для оформления доверенности понадобятся сведения о водителе, предусмотренные формой МЧД.
• Перечень полномочий. В него включают необходимые действия с электронными перевозочными документами. Чем точнее определены полномочия, тем проще контролировать, что именно сотрудник может подписывать.
• Доступ к системе ЭТрН. В Saby водитель должен быть добавлен как сотрудник, который работает с электронными транспортными накладными.

МЧД можно оформить через сервисы, которые поддерживают выпуск и регистрацию машиночитаемых доверенностей, в том числе через Saby. В самой системе руководитель может создать или загрузить доверенность, после чего использовать ее при электронном подписании документов.

Увольнение сотрудника не означает, что о его полномочиях можно просто забыть. Если у водителя была МЧД, которая давала право подписывать документы от имени компании, ее нужно отозвать.

То же касается ситуации, когда сотрудник остается работать, но больше не должен подписывать ЭТрН. В этом случае также стоит прекратить соответствующие полномочия.

Удобнее проводить это одновременно с кадровым изменением: сотрудника исключают из рабочих процессов, закрывают доступы и проверяют действующие МЧД. Так компания не оставляет активной доверенность у человека, который больше не должен выступать ее представителем.

Переходите на Saby и настройте работу с ЭТрН для водителей, диспетчеров и других сотрудников без путаницы с подписями и МЧД. Если остались вопросы, задайте их нам по телефону +7 (909) 282-50-95 или заполните короткую форму на обратный звонок ниже.