Первая ЭТрН в Saby TMS: пошаговая инструкция после подключения тарифа

Сначала убедитесь, что Saby TMS готов к работе. Для грузоотправителя в Saby предусмотрена конфигурация «Заказчик», для транспортной компании — «Перевозчик». Набор доступных разделов и функций зависит от выбранной конфигурации.

У организации должна быть подключена лицензия, которая позволяет оформлять нужные электронные перевозочные документы.

Если вы планируете только получать входящие ЭТрН как грузополучатель, полноценная конфигурация для формирования исходящих накладных может не потребоваться. Но если организация сама создает и отправляет ЭТрН, соответствующая лицензия должна быть подключена.

В Saby можно работать с несколькими компаниями и ИП. Перед созданием документа убедитесь, что в кабинете выбрана именно та организация, от имени которой оформляется перевозка.

Это особенно важно, если пользователь работает сразу с несколькими юридическим лицам в рамках одного аккаунта. Иначе можно сформировать документ от имени одной организации, а отправить от другой.

Проверьте:

• название организации;
• ИНН и КПП;
• выбранный кабинет;
• роль организации в перевозке.

Не каждый пользователь, которому разрешен вход в Saby, автоматически имеет права и доступы для работы с ЭПД. Администратор должен дать сотруднику права на работу с нужным разделом и документами.

Поэтому если сотрудник вошел в систему, но не видит нужного раздела или кнопки создания, сначала стоит проверить его права.

Если в процессе перевозки участвуют диспетчеры, водители, ответственные за погрузку и другие сотрудники, добавьте их в Saby заранее.

После добавления сотрудник может использовать Saby для обработки электронных транспортных документов.

Для ЭПД (ЭТрН и ЭЗЗ) должны быть указаны данные транспортного средства и водителя. Поэтому информацию об автомобилях и сотрудниках лучше внести до создания первой накладной.

Это особенно удобно, если перевозок много: вместо повторного ввода данных при каждом оформлении можно выбирать нужный автомобиль и водителя из справочника.

До первой отправки определите, кто будет подписывать документы.

Если сотрудник действует от имени организации не как руководитель, а как представитель, для него потребуется МЧД.

Перед созданием документа ответьте на несколько вопросов:

• кто грузоотправитель;

• кто грузополучатель;

• есть ли экспедитор;

• кто оформляет ЭТрН;

• в каких системах ЭДО грузополучатель и грузоперевозчик обрабатывают ЭПД.

Это важно, потому что ЭТрН может оформляться по разным сценариям: стандартная перевозка, перевозка с экспедитором, доставка со склада ответственного хранения, перемещение между складами и другие варианты.

В поддержку стоит обращаться, если:

• тариф активен, но нужный функционал не появился;

• у пользователя есть необходимые права, но раздел недоступен;

• организация настроена правильно, но система не позволяет создать документ;

• возникает системная ошибка при отправке ЭТрН;

• проблема сохраняется после проверки настроек.

Если нужно настроить обмен через роуминг, понадобится идентификатор вашего абонентского ящика. Его можно посмотреть в настройках компании. Уточните, через какого оператора ЭДО работает партнер и какой у него идентификатор. Saby поддерживает роуминг с популярными операторами ЭДО.

Если обмен еще не настроен, отправьте контрагенту приглашение. Приглашение можно отправить заранее или вместе с первым электронным документом. Saby также позволяет пригласить компанию к ЭДО непосредственно из ее карточки. 

Нужна помощь с подключением ЭТрН в Saby? Поможем с настройкой под ваши роли, права и схему перевозок, чтобы первая накладная прошла без лишних ошибок. Оставьте заявку ниже или позвоните нам: +7 (909) 282-50-95.