Нужна ли ЭТрН грузополучателю, если он только принимает товар

ЭТрН нужна грузополучателю, если перевозка подпадает под обязательные правила электронного документооборота. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные при автомобильных перевозках оформляют в электронном виде, а грузополучатель участвует в работе с ЭТрН на этапе получения груза. При этом ему не нужно создавать накладную с нуля: документ обычно составляет грузоотправитель, а получатель принимает груз, проверяет сведения и оформляет свою часть электронной накладной.

Самостоятельно оформлять ЭТрН грузополучатель, как правило, не должен. По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное. Но это не означает, что получатель вообще не работает с документом.

В электронной накладной есть отдельный титул — Титул 3, который относится к получению груза. Грузополучатель передает сведения о том, какой груз фактически принял, и фиксирует обстоятельства приемки.

Получается, что грузополучатель не создает ЭТрН, но обязан участвовать в ее оформлении, если перевозка оформляется в электронном формате.

О том, как правильно перейти на электронные перевозочные документы, читайте в статье: «Инструкция по переходу на обязательное применение ЭПД с 1 сентября 2026 года».

Грузополучатель подписывает соответствующий файл обмена электронной подписью.

Подписать Титул 3 можно прямо на складе через мобильное приложение или «Госключ». Если подписывает сотрудник — потребуется КЭП на физлицо и МЧД. Руководитель или ИП подписывает своей КЭП без доверенности.

Компаниям, которые регулярно принимают товары, стоит заранее определить:

• кто отвечает за приемку;

• кто будет работать с ЭТрН;

• есть ли необходимые КЭП и МЧД;

• через какого оператора будет проходить обмен;

• как сотрудник будет фиксировать расхождения.

Это особенно важно для компаний с несколькими складами или филиалами: электронная накладная должна попадать именно к тому сотруднику, который фактически принимает поставку.

Получатель должен сопоставить электронную накладную с фактической поставкой.

В частности, стоит проверить:

• кто указан грузополучателем;

• какой груз должен быть доставлен;

• место выгрузки;

• количество грузовых мест;

• фактические характеристики полученного груза;

• наличие повреждений или других расхождений.

Адрес места выгрузки является обязательным реквизитом ЭТрН и должен соответствовать фактическим обстоятельствам перевозки.

Проверка особенно важна, если компания регулярно получает поставки от разных продавцов и работает с несколькими перевозчиками. Ошибка в документе может возникнуть еще при оформлении отправителем, поэтому не стоит автоматически подписывать полученную накладную только потому, что товар физически приехал.

Если фактический груз отличается от сведений в ЭТрН, расхождения нужно зафиксировать при приемке.

Если грузополучатель отказывается от груза, он не подписывает Титул 3. Перевозчик оформляет переадресацию, и новый получатель подписывает свой Титул 3. Если принята только часть груза, в Титуле 3 указывается фактическое количество.

Да, если компания участвует в перевозках, для которых электронный формат обязателен.

При этом грузополучатель не подключается к ГИС ЭПД напрямую. Электронные перевозочные документы передаются через оператора информационной системы электронных перевозочных документов. ФНС приводит ЭТрН в числе документов, которые операторы передают в государственную систему.

У разных участников перевозки могут быть разные операторы. Например, грузоотправитель работает через одного оператора, перевозчик — через другого, а грузополучатель — через третьего. Благодаря роумингу они могут обмениваться документами между собой.

Главное здесь — не то, занимается ли получатель логистикой самостоятельно, а то, что он является участником перевозки.

Например, магазин получает товар от поставщика, а доставку выполняет сторонняя транспортная компания. Магазин в такой ситуации является грузополучателем. Он не организует перевозку, но участвует в завершении работы с ЭТрН.

То же касается производственных компаний, складов, оптовых организаций и других покупателей, которые регулярно получают товары от поставщиков с привлечением перевозчиков.

Сам факт наличия поставки еще не означает, что на нее всегда нужно оформлять ЭТрН.

Например, электронная транспортная накладная не требуется при перевозке собственного груза собственным транспортом, когда договор перевозки не заключается. Если же для перевозки привлекают стороннего перевозчика по договору перевозки, применяется ЭТрН.

Кроме того, для отдельных ситуаций законодательство предусматривает возможность оформления документов на бумаге. Поэтому нужно учитывать вид перевозки, участников и установленные исключения. Подробнее об этом мы писали в статье: «Бумажные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: кто может применять».

Если компания получает несколько поставок в день, проверять и подписывать каждую накладную вручную в разных сервисах неудобно.

В Saby можно организовать обмен электронными транспортными документами с контрагентами и работать с перевозочной документацией в единой системе. Это позволяет сотрудникам получать документы, контролировать их статус и оформлять свою часть ЭТрН без постоянного переключения между сервисами.

Для компаний с большим количеством поставок такой подход помогает связать электронный документооборот с реальной приемкой товара: сотрудник получает документ, проверяет груз и фиксирует результат в той же системе.

Узнайте больше о возможностях Saby для работы с перевозками по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставив заявку ниже.