Как быстро запросить акт сверки с поставщиками в Saby (СБИС)

Когда у компании много расчетов с контрагентами, важно контролировать не только свои платежи, но и то, как они отражены в учете партнера. Ошибки и расхождения могут привести к спорам. Чтобы этого избежать, нужен акт сверки. В Saby его можно запросить у контрагента всего в несколько кликов.

В Saby также можно настроить сверку с бюджетом: «Сверка с бюджетом через СБИС: включаем автоматический режим».

Акт сверки взаиморасчетов — документ, в котором стороны сопоставляют сведения о поставках, оплатах, возвратах и задолженности за определенный период. Он помогает понять, одинаково ли покупатель и поставщик отражают хозяйственные операции в своем учете.

Акт пригодится, чтобы:

• проверить остаток долга или переплаты;
• найти платежи и документы, которые одна из сторон не учла;
• выявить расхождения перед закрытием отчетного периода;
• уточнить состояние расчетов перед крупной поставкой или окончательным платежом;
• зафиксировать результаты проверки взаиморасчетов с контрагентом.

При этом акт сверки не заменяет первичные документы: сам по себе он не подтверждает факт поставки товара или оказания услуги. Если обнаружилось расхождение, нужно проверить накладные, УПД, платежные поручения и другие документы, на основании которых отражались операции.

Если обмениваться актами по электронной почте, сотрудникам приходится отдельно составлять письмо, объяснять, за какой период нужна сверка, а затем контролировать ответ и сохранять полученные файлы. При большом количестве поставщиков такая работа отнимает время и усложняет контроль.

В Saby Docs запрос можно отправить прямо из системы. Не нужно сначала составлять собственный акт: достаточно выбрать контрагента и период сверки. Запрос сохраняется в системе, поэтому проще проверить, кому его отправили и на каком этапе находится обработка.

Сервис помогает:

• направлять запросы на сверку в электронном виде;
• отслеживать ответы контрагентов;
• хранить документы в рамках электронного документооборота;
• проверять полученный акт и выявлять расхождения, прежде чем согласовывать результаты.

1. Зайти в сервис и на главной странице кликнуть «Создать».
2. В строке «Акт сверки» нажать «Запросить» и выбрать нужного контрагента.
3. Ввести период и кликнуть «Запросить».

После этого запрос акта сверки отправляется контрагенту. Он отразится в разделе «Исходящие». Далее остается только дождаться уведомления об ответе контрагента.

Акт можно составить и в других сервисах Saby — раздел зависит от продукта, например, в Saby Bu это «Контрагенты/Акты сверки».

После отправки запроса следите за его статусом в Saby. Сервис позволяет понять, получен ли акт и на каком этапе находится сверка.

При получении акта сначала сравните сведения поставщика с данными своей учетной системы.

Обратите внимание на:

• даты и суммы платежей;
• накладные, УПД и другие документы по поставкам;
• возвраты и корректировки;
• зачтенные авансы;
• начальное и конечное сальдо за выбранный период.

Если данные совпадают, можно подтвердить результат сверки. Если обнаружены расхождения, выясните причину и при необходимости отправьте контрагенту свой вариант акта.

В Saby можно сопоставить документы сторон и посмотреть, по каким операциям отличаются суммы или сведения. Это упрощает поиск ошибки, но не отменяет проверку первичных документов: именно они помогут определить, какие данные необходимо исправить в учете.

Чтобы не разбирать накопившиеся расхождения в конце года, лучше включить сверку взаиморасчетов в регулярные бухгалтерские процессы.

• Установите периодичность. Частоту сверок можно предусмотреть в договоре с поставщиком. Если такого условия нет, выберите график с учетом объема операций: например, проводить сверку ежеквартально и перед годовым закрытием учета.
• Проверяйте реквизиты и период. Перед отправкой запроса убедитесь, что выбраны нужный контрагент и правильные даты. Это особенно важно, если у компании несколько договоров с одним поставщиком.
• Не откладывайте разбор расхождений. Чем раньше обнаружена ошибка, тем проще найти платеж или документ, который не попал в учет. Если проблема связана с первичными документами, запросите недостающие сведения у контрагента.
• Контролируйте незавершенные запросы. Периодически проверяйте, по каким поставщикам еще нет ответа. Если документ задерживается, напомните контрагенту о сверке.
• Не забывайте о неактивных контрагентах. Даже если закупок давно не было, в учете может оставаться непогашенная задолженность или переплата. Такие суммы тоже стоит проверять, особенно перед закрытием года.

Регулярная сверка помогает вовремя обнаруживать ошибки в расчетах, контролировать задолженность и поддерживать порядок в бухгалтерском учете. А электронный документооборот упрощает отправку запросов и контроль ответов, особенно если компания работает с большим количеством поставщиков. В Saby настроить эти процессы можно просто и быстро. Узнайте больше по телефону: +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже.