Как просто перейти на учет зарплаты в Saby

Сначала создайте компанию в Saby и заполните основные параметры: данные организации, систему налогообложения и настройки учета зарплаты. В том числе нужно указать дату начала работы, ставки страховых взносов, тариф по травматизму, даты выплаты зарплаты и аванса, а при необходимости — районные и северные коэффициенты. Также можно настроить зарплатный проект. От этих настроек зависит дальнейший расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.

Если переход на учет в Saby осуществляется с первого числа года, это наиболее удобный вариант: данные по зарплате за год ведутся в одной системе, а нужная отчетность формируется нарастающим итогом с начала года. 

Для корректной подготовки и своевременной подачи отчетов по персоналу можно использовать Электронную отчетность от Saby.

Но перейти можно и в середине года. В этом случае в Saby переносят данные и документы по зарплате за прошедшие месяцы — вручную, из 1С или из Excel. Это нужно, чтобы система учитывала уже начисленные доходы, НДФЛ и страховые взносы при дальнейших расчетах. Без переноса прошлых данных суммы НДФЛ и страховых взносов будут рассчитываться только с даты начала работы в Saby, и отчетность получится неполной.

Какие данные и документы важно перенести:

• начисления и удержания;

• больничные и отпуска;

• отклонения от табеля рабочего времени — командировки, простои, отгулы и т. п.;

• ведомости на выплату;

• расчеты с физлицами.

После настройки компании нужно добавить организационную структуру и сотрудников. Создавать каждого человека вручную необязательно: в Saby можно загрузить данные о сотрудниках и кадровые документы из отчетности, Excel или 1С.

Для каждого сотрудника важно проверить основные данные: должность, условия работы, дату приема и другие сведения, которые влияют на расчет зарплаты и стаж. При необходимости можно перенести все кадровые события с фактическими датами или указать только начальные кадровые данные на дату перехода.

Отдельно проверьте графики работы. В Saby уже есть типовые варианты, например пятидневка, шестидневка и график два через два. Если сотрудники работают по другому режиму, можно создать собственный график.

Просто перенести оклады недостаточно. Если сотрудник уже работал в компании, Saby нужны данные, которые влияют на будущие расчеты.

В частности, при переходе нужно внести начальные данные для расчета отпусков и больничных. Для отпусков система использует сведения о начислениях, исключаемых днях и неиспользованных днях отпуска — от них зависит расчет среднего заработка и доступного остатка отпуска. Для больничных нужны данные о стаже и заработке за два предыдущих года.

Также нужно настроить налоговые вычеты сотрудников — иначе НДФЛ может рассчитаться некорректно.

Еще один важный этап — зафиксировать суммы, которые уже начислены, но пока не выплачены сотрудникам. Это начальные остатки по зарплате.

В Saby их можно внести вручную, загрузить из Excel или перенести из 1С. Система позволяет указать задолженность перед сотрудником и данные по невыплаченному доходу в разрезе кодов НДФЛ.

Отдельно указываются начальные остатки по страховым взносам и связанным расчетам. После заполнения остатки нужно провести, чтобы Saby зафиксировал их в учете. Если начальная задолженность выплачивается уже после перехода, в системе также оформляют ее выплату.

Когда сотрудники, настройки и начальные данные перенесены, можно переходить к расчету зарплаты. В Saby оформляют больничные и отпуска, дополнительные начисления и удержания, проверяют табель, рассчитывают зарплату и контролируют суммы НДФЛ и страховых взносов. После проверки формируются ведомости на выплату.

При переходе из другой системы первый расчет лучше не просто провести, а сравнить с прежней базой. В Saby можно сформировать расчетную и сводную ведомости и сопоставить начисления, удержания, НДФЛ и страховые взносы с данными предыдущей системы.

Такой контроль помогает убедиться, что после переноса ничего не потерялось и зарплата рассчитывается по тем же исходным данным.

После перехода не придется отдельно собирать все данные для зарплатной отчетности. Saby помогает формировать отчетность по данным учета, а также позволяет рассчитывать НДФЛ и страховые взносы и готовить документы для их уплаты.

А чтобы не держать в голове все даты, можно использовать календарь бухгалтера. Он помогает следить за сроками отчетности.

Поможем подключить Saby, настроить зарплатный и кадровый учет и перенести необходимые данные из другой системы. Просто оставьте заявку ниже или позвоните нам по номеру: +7 (909) 282-50-95.