Обязательные ЭПД в 2026 году: как применять

С 1 сентября 2026 года организации и предприниматели, которые участвуют в коммерческих грузоперевозках, будут работать по обновленным правилам. Изменения затронут не только транспортные компании, но и всех участников процесса — отправителей грузов, получателей, перевозчиков и экспедиторов.

Новые требования закреплены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Он внес изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности, а также скорректировал нормы, регулирующие автомобильные, железнодорожные и воздушные грузоперевозки.

Главное изменение — большинство перевозочной документации придется оформлять и передавать в электронном виде. Бумажные варианты перестанут быть основным способом подтверждения грузоперевозки, кроме случаев, которые определит Минтранс России.

При этом изменения касаются не только компаний, для которых доставка грузов является основным направлением деятельности. Новые требования распространяются на любой бизнес, который выступает участником перевозки.

Для контроля в этой сфере создается государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Через нее будут регистрироваться и храниться сведения о выполненных перевозках. Доступ к информации получат уполномоченные органы, включая ФНС, МВД, Минцифры, Ространснадзор и другие ведомства.

Дополнительно вводится обязательный реестр для экспедиторов. Оказывать транспортно-экспедиционные услуги смогут только юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые включены в этот перечень. Подробнее читайте в статье: «Уведомление в Ространснадзор с 1 марта 2026 года: кто, как и когда должен подать».

С сентября 2026 года использовать электронный формат должны будут:

• грузоотправители;
• грузополучатели;
• перевозчики;
• экспедиторы.

Закон не предусматривает исключений для малого бизнеса, ИП или организаций, которые сталкиваются с перевозками только время от времени.

Если компания хотя бы один раз выступает участником перемещения груза, ей придется учитывать требования к оформлению перевозочной документации.

Например, предприниматель продает товары через интернет и отправляет заказ покупателю через транспортную организацию. Несмотря на то что доставка не является его основной деятельностью, ему потребуется соблюдать установленный порядок.

Такая же ситуация может возникнуть у обычного офиса. Если ООО приобретает мебель, оборудование или материалы с привлечением подрядчика, оформление сопутствующих форм также потребуется проводить по новым правилам.

Для самозанятых порядок зависит от фактической роли, в которой он выступает в сделке. Если он как исполнитель оказывает услуги перевозчика, требования распространяются и на него. Если он выполняет только курьерскую доставку, — нет.

Перечень зависит от вида транспорта.

Минтранс России определил отдельные ситуации, когда будет допустимо использование бумажных форм. Это возможно только в исключительных случаях:

• услуги оказываются физлицу для личных нужд (не для бизнеса);
• нет технической возможности оформить электронно из-за отсутствия доступа к интернету или сбоя в работе программно-аппаратных комплексов;
• клиент — иностранное юрлицо или физлицо;
• перевозка осуществляется для госнужд, обороны или в зоне ЧС;
• перевозятся воинские или специальные грузы.

Кроме того, особые правила предусмотрены для некоторых видов алкогольной продукции, об этом читайте ниже.

Это единая госсистема, куда передаются все документы по грузоперевозкам, а также в ней они регистрируются и хранятся.

Оператором платформы является Минтранс России. При этом бизнесу не потребуется самостоятельно регистрироваться в системе. Для работы достаточно выбрать аккредитованного оператора информационной системы, заключить договор и настроить обмен.

Организации смогут использовать два варианта взаимодействия:

• через веб-интерфейс оператора;
• через интеграцию с учетной программой компании.

Saby поддерживает весь необходимый функционал ЭДО для перевозок.

Изменения затронут не только порядок документооборота, но и правила хранения данных. Они распространяются на экспедиторские организации.

Экспедиторы обязаны сохранять информацию о выполненных перевозках, заключенных договорах, маршрутах и грузах минимум три года. При этом она обязательно должна размещаться на территории Российской Федерации.

Если государственные органы направят запрос, организация должна предоставить необходимую информацию. Получить ее смогут, в частности, МВД, ФСБ и другие уполномоченные ведомства.

Кроме того, потребуется обеспечить техническую возможность проведения оперативно-розыскных мероприятий в случаях, установленных законодательством.

Для участников алкогольного рынка переход на новый порядок будет проходить поэтапно.

С марта 2026 года компании должны подтверждать легальность производства и движения алкогольной продукции с помощью цифровых форм.

Для пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи используются:

• универсальный передаточный документ (УПД);

• исправленный УПД (УПДи);

• универсальный корректировочный документ (УКД).

Эти формы создаются в цифровом виде и направляются в систему маркировки «Честный ЗНАК».

Для этилового спирта, крепкого алкоголя и спиртосодержащей продукции применяется электронная заявка о фиксации информации в ЕГАИС (ЭЗОФ).

При этом предусмотрен переходный период. До 1 марта 2027 года для подтверждения законности оборота алкогольной продукции можно использовать бумажную товарно-транспортную накладную.

После вступления требований в силу участникам придется оформлять ЭПД при использовании автотранспорта.

При доставке пива и другой маркируемой слабоалкогольной продукции потребуется использовать электронные УПД вместе с ЭТрН или электронным путевым листом — в зависимости от схемы доставки.

Если компания перевозит крепкий алкоголь наемным транспортом, помимо ЭЗОФ дополнительно понадобятся заявка заказ-заявка и ЭТрН. Если используется свой транспорт, организация сможет использовать путевой лист как на бумаге, так и в цифровом виде.

Во время перевозки алкоголя контролирующие органы смогут проверять не только транспортную, но и сопроводительную документацию, подтверждающую законность оборота.

Предъявить их можно будет в цифровом виде или через QR-код, сформированный государственными информационными системами. Такой способ позволит инспекторам быстро проверить достоверность информации.

В переходный период сохраняется возможность использовать бумажные формы.

Чтобы изменения не привели к задержкам в поставках, бизнесу стоит подготовиться заранее.

Первый этап — проверить наличие необходимых ЭП.

Руководителю организации или индивидуальному предпринимателю потребуется квалифицированная подпись (УКЭП). Сотрудникам, которые будут оформлять перевозочную документацию от лица компании, понадобятся собственные сертификаты КЭП и машиночитаемые доверенности (МЧД). В некоторых случаях допускается использование усиленной неквалифицированной подписи через приложение «Госключ». Водители могут подписывать документы через мобильное приложение.

После этого нужно выбрать аккредитованного оператора информационной системы и подключить сервис обмена. Например, Saby.

Далее нужно подключить к системе ответственных сотрудников и контрагентов, которые участвуют в перевозках. Обмен возможен между разными операторами через роуминг.

Создать документ можно через сервис оператора, например Saby. При заполнении указываются данные:

• о грузе;

• об отправителе и получателе;

• о перевозчике;

• об автомобиле и водителе;

• точный маршрут следования.

Перед отправкой важно проверить заполненные реквизиты. Ошибки или отсутствие обязательных полей могут привести к тому, что форма не пройдет проверку и не будет зарегистрирована.

После подписания файл направляется оператору. Он проверяет корректность формата, действительность ЭП и соответствие установленным требованиям. Если нарушений нет, данные передаются в ГИС ЭПД.

Сейчас в системе используются утвержденные электронные форматы, включая:

• транспортную накладную;

• путевой лист;

• заказ и заявку;

• договор фрахтования.

Перечень доступных форматов будет расширяться по мере утверждения новых требований.

После получения файла оператор передает его в государственную систему для регистрации.

На основании зарегистрированных данных формируется QR-код. Его можно использовать при проверках, чтобы подтвердить наличие записи в системе.

После завершения регистрации сведения становятся доступны уполномоченным органам, включая ФНС, ФТС, МВД, Ространснадзор, Россельхознадзор и другие ведомства.

Документация должна быть подтверждена всеми сторонами, участвующими в доставке. При этом каждый участник отвечает только за ту часть сведений (титул), которая относится к его обязанностям.

Рассмотрим на примере ЭТрН.

• Грузоотправитель подписывает первый титул (Т1). После этого в системе появляется статус, что документ ожидает подписи перевозчика.

• Водитель проверяет данные перед отправкой. Если все корректно — ставит свою ПЭП на втором титуле (Т2). Если есть расхождения — можно отказаться от подписи и внести замечания. Затем документ подписывает уполномоченный сотрудник перевозчика своей УКЭП — и машина отправляется в путь.

• Грузополучатель при приемке подтверждает факт получения груза, фиксирует время выгрузки и возможные замечания. Он подписывает третий титул (Т3).

• Водитель после сдачи груза подписывает четвертый титул (Т4), при необходимости указывает замечания. Затем документ завершает УКЭП уполномоченного сотрудника перевозчика.

Дополнительно могут формироваться титулы:

• при изменении пункта доставки или получателя — титул переадресовки;

• при смене водителя или машины — титул замены;

• при необходимости использовать ЭТрН как первичный учетный документ — титулы стоимости перевозки.

В первую очередь могут возникнуть сложности во взаимодействии с партнерами. Крупные организации и торговые сети постепенно переводят логистику в цифровой формат. Если поставщик или перевозчик не сможет работать через ЭДО, это может стать причиной отказа от сотрудничества.

Также возможны задержки и отмены доставок. Процесс считается завершенным только после подписания электронных документов всеми участниками. Если одна из сторон не выполнит необходимые действия, груз не примут к доставке или не смогут получить.

Штрафы за отсутствие ЭПД у водителя до 1 марта 2027 года применяться не будут (вместо них — предупреждения).

Но если у водителя вообще нет транспортной накладной (в любом виде) ему грозит ответственность по статье 12.3 КоАП РФ.

С 1 марта 2026 года добавились новые санкции — теперь за работу экспедитора без регистрации в специальном реестре (на платформе «ГосЛог») грозит штраф по статье 11.14.3 КоАП РФ:

• для граждан, ИП и должностных лиц — от 3000 до 5000 руб. (при повторном нарушении — от 5000 до 10 000 руб.);

• для юридических лиц — от 100 000 до 300 000 руб. (при повторном нарушении — от 500 000 до 1 000 000 руб.).

После перехода на новый порядок у бухгалтеров станет больше ответственности. В компаниях, где нет отдела логистики, придется контролировать не только наличие перевозочных документов, но и весь процесс их подписания.

При этом электронные документы надежнее бумажных: их нельзя потерять, подделать или исправить задним числом. Также снизится количество ошибок. При правильной автоматизации процесса ручной ввод почти не нужен.

Чтобы спокойно перейти на новый порядок, компании стоит заранее настроить обмен в цифровом формате и проверить взаимодействие со всеми участниками перевозки. Используйте пошаговую инструкцию.

1. Получите электронные подписи 

Руководитель организации или ИП использует УКЭП. Сотрудники, которые участвуют в оформлении перевозочных документов, — КЭП физлица и МЧД. Водители — ПЭП в приложении.

2. Подключитесь к оператору и настройте обмен

Например, в Saby есть все для удобной работы, включая мобильное приложение для водителей, роуминг и возможность интеграции с учетными системами.

3. Настройте доступы для сотрудников

Важно заранее определить ответственных сотрудников и предоставить им в системе необходимые для их роли права.

4. Проверьте взаимодействие с контрагентами

До обязательного перехода стоит убедиться, что перевозчики, поставщики и покупатели готовы к обмену через ЭДО.

Если партнер использует другой сервис, не требуется менять оператора. Например, в Saby поддерживается роуминг, поэтому контрагенты могут вести обмен через разные решения без задержек.

5. Обучите сотрудников

Изменения требуют не только технической настройки, но и подготовки команды. 

Сотрудники должны понимать:

• кто формирует файлы;
• кто отвечает за их подписание;
• как исправлять ошибки при необходимости;
• что делать при задержке со стороны контрагента.

6. Проведите тестовый обмен

Не стоит откладывать настройку до сентября 2026 года. Лучше заранее создать несколько тестов с контрагентами и проверить весь процесс на практике. Так получится выявить возможные сложности до начала обязательной работы, чтобы заранее исключить ошибки.

Что делать, если контрагент использует другого оператора ЭДО?

Менять сервис не потребуется. Через Saby можно вести обмен с компаниями, которые используют другие решения, благодаря роумингу.

Что произойдет, если один из участников не подтвердит ЭПД?

Документооборот останется незавершенным.

Нужно ли отдельно регистрироваться в ГИС ЭПД?

Нет. При подключении к аккредитованному оператору ГИС ЭПД самостоятельная регистрация бизнеса не требуется.

Можно ли работать с ЭПД через телефон?

Да. Водители могут использовать мобильное приложение Saby для получения сведений о рейсе, подтверждения документов и предъявления QR-кода.

Когда лучше начинать переход?

Чем раньше компания проверит процессы и подготовит сотрудников, тем проще пройдет обязательное внедрение нового порядка.

Переход потребует подготовки, но при грамотном и своевременном подходе он не станет причиной остановки или значительной задержки уже выстроенных бизнес-процессов.

Saby помогает компаниям и предпринимателям настроить обмен документацией онлайн, подключить к программе ответственных сотрудников, включая водителей, взаимодействовать через мобильное приложение и вести документооборот с контрагентами независимо от используемого оператора ЭДО. Оставьте заявку на подключение Saby по телефону +7 (909) 282-50-95 или внизу материала — наши специалисты подробно проконсультируют вас.