ЭТрН для грузополучателя: нужно ли подключаться, когда и как подписывать

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная стала обязательной при коммерческих перевозках грузов автомобильным транспортом, кроме случаев, для которых законодательство сохраняет бумажный формат. Технически грузополучатель становится участником электронного документооборота по ЭТрН. Однако нормативного акта, который прямо возлагал бы на грузополучателя обязанность подписывать ЭТрН, нет. Поэтому на сегодняшний день часть грузополучателей продолжает работать на бумаге и принимать товар по товарной накладной или УПД.

Если компания или ИП только принимает товары от поставщиков, не создает ЭТрН и не выступает перевозчиком или грузоотправителем, полноценный тариф для оформления перевозочных документов ей обычно не нужен.

Например, магазин, ресторан или производственное предприятие заказывает товар у поставщика, а тот привлекает транспортную компанию и доставляет груз до склада покупателя.

В этом случае покупатель выступает грузополучателем. Его задача — получить входящую ЭТрН, проверить груз и оформить свой этап приемки.

Отдельно создавать транспортную накладную ему не нужно.

Если покупатель сам заказывает перевозчика для доставки приобретенного или принадлежащего ему груза, ситуация уже другая.

В зависимости от условий сделки компания может выступать не только получателем, но и стороной, которая организует перевозку. Поэтому перед подключением тарифа нужно определить, кто по конкретной схеме является грузоотправителем, кто перевозчиком и кто грузополучателем.

От этого зависит, какие титулы ЭТрН должна оформлять и подписывать организация.

Здесь важно отличать обычную приемку от самовывоза.

Если организация перевозит свой груз самостоятельно и не привлекает стороннего перевозчика, ЭТрН в таком сценарии не формируется.

Возврат — это перемещение груза. Если для его перемещения привлекается сторонний перевозчик и есть признаки коммерческой перевозки, необходимо оформлять полный комплект ЭПД согласно требований законодательства.

Если возврат осуществляется силами организации на собственном транспорте, для такой перевозки ЭПД не требуется.

Если компания перевозит свой груз самостоятельно, ЭТрН для такой перевозки не требуется.

Если же она перевозит чужой груз как перевозчик, организует перевозку для другой стороны или участвует в цепочке в иной роли, ЭТрН необходимо оформлять.

Поэтому перед подключением сервиса стоит определить, какую роль компания выполняет в конкретной перевозке.

В Saby для грузополучателей предусмотрен отдельный сценарий работы: можно бесплатно получать входящие ЭТрН, открывать документы и подтверждать приемку. Работать можно через личный кабинет или мобильное приложение Saby Docs.

В классической схеме грузоотправитель подписывает Т1 и ЭТрН получают сразу грузоперевозчик и грузополучатель, но Т3 («Получение груза получателем») можно подписать только после подписания Т2 («Получение груза перевозчиком»).

Получатель работает со своим титулом — титулом грузополучателя. В нем он фиксирует результат приемки: груз получен, получен частично или не принят.

После этого документ возвращается перевозчику, который подтверждает выдачу груза и завершает документооборот.

Таким образом, грузополучателю не нужно самостоятельно создавать всю ЭТрН. Он подключается к уже начатому документообороту и обрабатывает свою часть.

Подписывать ЭТрН нужно на этапе фактической приемки груза.

Сначала автомобиль приезжает на склад. Ответственный сотрудник проверяет товар, затем вносит результат приемки в ЭТрН и подписывает свой титул.

Грузополучатель отвечает за сведения, которые он вносит в свой титул.

Поэтому не стоит подписывать ЭТрН заранее, если машина еще не приехала или товар не проверен.

Если подписать документ без фактической проверки, а затем обнаружить недостачу или повреждения, исправить внесенные сведения будет невозможно в рамках текущего документа.

Если товар приехал с проблемами, сначала зафиксируйте расхождения в ЭТрН.

Например, можно указать:

• недостачу;
• повреждение упаковки или товара;
• частичную приемку;
• несоответствие фактического состояния груза данным документа;
• отказ от получения.

Директор может подписывать ЭТрН своей УКЭП как руководитель. Для регулярных поставок обычно удобнее выделить отдельного уполномоченного сотрудника, который принимает груз на месте.

Если сотрудник подписывает электронный документ своей электронной подписью как представитель организации, ему нужна машиночитаемая доверенность, которая подтверждает его полномочия (МЧД).

В Saby МЧД можно создать и зарегистрировать в госорганах или загрузить черновик, а также уже зарегистрированную МЧД в систему, а при подписании документов она автоматически будет подкреплена к ЭП физического лица, подтверждая право подписи.

Подписать ЭТрН можно не только КЭП, но и через «Госключ». Это бесплатное мобильное приложение, в котором можно оформить подпись прямо со смартфона — отдельный токен не нужен. Подробнее читайте в статье: «Подпись и МЧД для электронной транспортной накладной: какая нужна и как получить».

Также с Saby можно настроить права сотрудников и отдельно определить, кто может работать с транспортными накладными. Для сотрудников доступны роли и права, позволяющие ограничить доступ только необходимыми операциями.

Это позволяет разделить ответственность. Например, кладовщик работает с приемкой, бухгалтер — с документами учета, руководитель — с полномочиями и контролем.

Хотите настроить работу с ЭТрН без ошибок? Подключайте Saby. Получите консультацию по телефону +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку ниже.