Как вести КУДиР для УСН: правила заполнения книги учета доходов и расходов

КУДиР — один из основных регистров налогового учета при упрощенной системе. Ее ведут все организации и ИП на УСН независимо от того, какой объект налогообложения выбран: «Доходы» или «Доходы минус расходы».

Книга нужна не сама по себе. На ее основании налогоплательщик контролирует доходы и расходы, которые можно принять при расчете налога (для объекта «Доходы минус расходы»).

Книгу учета доходов и расходов ведут организации и предприниматели, применяющие УСН.

Обязанность сохраняется независимо от того, есть ли у бизнеса операции в конкретном периоде. Если деятельности не было, это не освобождает налогоплательщика от ведения книги.

При объекте «Доходы» КУДиР в основном используют для учета поступлений, формирующих налоговую базу.

При объекте «Доходы минус расходы» книга выполняет более широкую функцию: в ней фиксируют не только доходы, но и расходы, которые соответствуют требованиям НК РФ.

В 2026 году форма КУДиР и порядок ее заполнения установлены приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

Книга состоит из титульного листа и нескольких разделов. Заполнять их все не нужно — состав зависит от объекта налогообложения и операций конкретного налогоплательщика.

Титульный лист

На титульном листе указывают основные сведения о налогоплательщике и самой книге:

• год, за который она ведется;
• дату начала ведения;
• наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя;
• ИНН и КПП, если он есть;
• код ОКПО;
• выбранный объект налогообложения;
• сведения о банковских счетах.

Раздел 1

Это основной раздел КУДиР. В нем последовательно отражают доходы, а при объекте «Доходы минус расходы» — также учитываемые расходы.

Для каждой операции указывают ее порядковый номер, дату и реквизиты первичного документа, содержание операции и сумму.

Именно данные раздела 1 используются при формировании налоговой базы.

Раздел 2

Раздел 2 предназначен для налогоплательщиков с объектом «Доходы минус расходы», у которых есть расходы на приобретение, сооружение или изготовление основных средств, а также создание или приобретение нематериальных активов.

Для таких расходов действуют специальные правила признания. Поэтому недостаточно просто оплатить оборудование и внести платеж в книгу — необходимо учитывать требования статьи 346.16 НК РФ и порядок признания расходов по статье 346.17 НК РФ.

Раздел 3

Этот раздел также используется при объекте «Доходы минус расходы». В нем отражают убытки прошлых лет, которые налогоплательщик переносит на текущий налоговый период. Перенос возможен при соблюдении условий статьи 346.18 НК РФ.

Справка к разделу 1

Справку заполняют по итогам налогового периода при объекте «Доходы минус расходы». В ней обобщают показатели, необходимые для определения налоговой базы.

Все записи делают на основании первичных документов и в хронологическом порядке.

Для УСН особенно важна дата признания операции. Нельзя ориентироваться только на дату счета, акта или договора. Для доходов и расходов налоговым законодательством установлены свои правила.

Доходы при УСН в общем случае признаются кассовым методом — на дату получения денег, поступления имущества или погашения задолженности иным способом, предусмотренным НК РФ.

С расходами ситуация сложнее. Для большинства из них действует правило оплаты, но для отдельных категорий предусмотрены дополнительные условия.

Например, для товаров, предназначенных для перепродажи, недостаточно только перечислить деньги поставщику. Для признания расходов необходимо учитывать требования НК РФ к их приобретению и реализации.

Поэтому переносить в КУДиР все платежи из банковской выписки автоматически нельзя.

При УСН «Доходы» налоговая база определяется исходя из доходов, учитываемых по правилам НК РФ.

В разделе 1 отражаются поступления от реализации и внереализационные доходы, которые относятся к деятельности на УСН.

При этом важно правильно определить сумму, которая должна попасть в книгу. Например, если налогоплательщик на УСН обязан исчислять НДС, сумма налога не включается в доходы для целей УСН.

Возвращенная покупателю предоплата также требует отдельного учета: при соблюдении условий НК РФ доход уменьшают в том периоде, когда произошел возврат.

А вот расходы при объекте «Доходы» налоговую базу не уменьшают. Поэтому обычные затраты бизнеса не нужно переносить в КУДиР только потому, что они были оплачены.

Налоговая база определяется как доходы, уменьшенные на расходы.

Статья 346.16 НК РФ содержит закрытый перечень расходов, которые можно учитывать при УСН. Расходы должны соответствовать общим требованиям к экономической обоснованности и документальному подтверждению.

Поэтому перед отражением операции нужно проверить сразу несколько вещей:

• относится ли затрата к разрешенному виду расходов;
• подтверждена ли она первичными документами;
• выполнены ли условия ее признания;
• наступил ли момент, когда ее можно учесть в налоговом учете.

Такой порядок особенно важен для аренды, товаров, материалов, основных средств, НМА, зарплаты и других регулярных расходов.

Бизнес на УСН при превышении установленного лимита дохода за год становится плательщиком НДС. Для 2026 года порог освобождения составляет 20 млн руб. доходов за 2025 год; для новых ИП, зарегистрированных в 2026 году, учитывается доход уже текущего года.

Подробнее о том, как работать с НДС на УСН, читайте в материале: «НДС на УСН в 2026 году: полное руководство для бизнеса».

Если организация или ИП исчисляет НДС, при заполнении КУДиР необходимо учитывать специальные правила определения доходов при УСН. В частности, сумма НДС, предъявленная покупателю, не должна увеличивать доход для целей упрощенного налога.

Представлять книгу в инспекцию для предварительного заверения не требуется.

КУДиР можно вести в электронном виде. Бумажную книгу оформляют в соответствии с установленными требованиями, а электронную при необходимости распечатывают.

Если в книге обнаружили ошибку, ее нужно исправить.

Для бумажной книги предусмотрен специальный способ исправления: неправильную запись зачеркивают, рядом вписывают правильное значение, указывают дату корректировки и заверяют ее подписью ответственного лица.

При электронной форме исправления вносят непосредственно в учетные данные до формирования окончательной версии книги.

На практике важно найти причину ошибки. Если в КУДиР попала неправильная сумма, сначала стоит проверить первичный документ, банковскую операцию или другую запись учета, на основании которой сформировалась строка.

В Saby КУДиР формируется на основании данных налогового учета. Не нужно вручную переносить каждую операцию из банковской выписки или первичных документов в отдельный файл.

Особенно удобно это при объекте «Доходы минус расходы». Система помогает учитывать операции с учетом правил налогового учета и формировать книгу на основании проведенных документов.

При необходимости можно проверить, из каких документов сформировалась конкретная сумма в КУДиР. Это позволяет быстрее найти причину расхождения: например, понять, почему операция не попала в расходы или почему сумма отличается от ожидаемой.

Такой подход снижает количество ручных операций и помогает контролировать налоговый учет в течение года, а не пытаться восстановить всю КУДиР перед сдачей декларации.

Saby также позволяет использовать данные учета для расчета налога по УСН и подготовки отчетности.

КУДиР относится к налоговым регистрам. Если книга отсутствует или в ней допущены грубые нарушения правил учета, налоговая может применить ответственность по статье 120 НК РФ.

Размер штрафа зависит от характера нарушения и его последствий. Если нарушение допущено в одном налоговом периоде, штраф составляет 10 000 руб. Если оно относится к нескольким периодам — 30 000 руб.

Когда из-за грубого нарушения была занижена налоговая база, штраф составляет 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, если ошибки в учете привели к недоимке, может возникнуть ответственность за неуплату или неполную уплату налога по статье 122 НК РФ.

Saby помогает вести учет по УСН, рассчитывать налог и формировать КУДиР без ручного переноса данных. Узнайте больше о возможностях Saby по телефону: +7 (909) 282-50-95 или просто оставьте заявку ниже.