Переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года: разъяснения Минтранса

Обязательный электронный формат распространяется на разные виды документов.

При автомобильных перевозках это:

• транспортная накладная;

• заказ;

• заявка.

Для железнодорожных перевозок — транспортная железнодорожная накладная. Для воздушных перевозок — грузовая накладная. Для транспортно-экспедиционной деятельности — экспедиторские документы, в том числе поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка.

Нужно учитывать, что законом установлены исключения, когда эти документы можно оформить на бумаге. Перечни таких ситуаций утверждает Минтранс отдельными приказами. Например, правила для автомобильных перевозок установлены приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262. Подробнее об этом читайте в материале: «Бумажные транспортные накладные с 1 сентября 2026: кто и как может применять».

Поэтому при оформлении конкретной перевозки важно проверять не только общие правила, но и исключения.

Да. Электронный перевозочный документ недостаточно просто создать и подписать в собственной системе.

ЭПД и сведения из них необходимо передать в специализированную Государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Подключиться к ГИС ЭПД напрямую не получится. Для обмена бизнес использует информационные системы аккредитованных операторов, входящих в реестр Минтранса. Например, Saby.

Через оператора участники также обмениваются документами между собой.

Нет. Закон не устанавливает дополнительного периода, в течение которого бизнес мог бы продолжать оформлять перевозочные документы на бумаге по общему правилу.

При этом есть важный практический нюанс. До 1 марта 2027 года при проверке на дороге штрафы не применяются — инспекторы ГИБДД будут ограничиваться устным замечанием, если вместо обязательного электронного документа водитель предъявит бумажный.

Смешанный документооборот по одному перевозочному документу не предусмотрен. Если документ начали оформлять в электронном виде, он должен быть завершен в электронном виде. Нельзя, например, начать оформление транспортной накладной на бумаге, а затем перевести ту же накладную в электронный формат только на одном из этапов перевозки.

Если договором перевозки не предусмотрено другое, ЭТрН составляет грузоотправитель.

После этого документ последовательно проходит необходимые этапы оформления и подписания участниками перевозки. При этом ответственность за достоверность сведений в файле обмена несет тот участник, который его подписал.

Да, если между сторонами заключен договор грузоперевозки. Ограничение по массе транспорта, установленное законодательством о допуске перевозчиков к перевозочной деятельности, не отменяет обязанности оформить транспортную накладную.

Если компания или ИП перевозят собственный груз своим транспортом для своих нужд, транспортная накладная не потребуется.

Договор перевозки предполагает наличие отправителя и перевозчика как участников соответствующего обязательства. Если одно лицо перемещает собственный груз собственным транспортом, договора перевозки между двумя сторонами нет.

Другая ситуация возникает, если для перевозки привлекают стороннюю транспортную компанию. В этом случае заключается договор перевозки, и возникает обязанность оформить транспортную накладную в установленном формате, если для конкретной ситуации не предусмотрено исключение.

Если груз перемещается между филиалами одной организации собственным транспортом и договор перевозки не заключается, транспортная накладная не требуется. Если же организация привлекает стороннего перевозчика по договору перевозки, ЭТрН оформляют.

Да, но только если одновременно выполняются установленные условия:

• перевозятся одним транспортным средством;

• отправляются одним грузоотправителем;

• направляются одному грузополучателю;

• следуют из одного места погрузки;

• доставляются в одно место выгрузки.

При замене транспортного средства новую ЭТрН оформлять не требуется. Информация о новом автомобиле отражается в уже существующем электронном документе.

Если при этом меняется перевозчик, ситуация другая — необходимо учитывать условия договора и правила оформления транспортной накладной.

В электронной транспортной накладной указывают места погрузки и выгрузки.

Адреса должны соответствовать фактическим обстоятельствам перевозки. Нельзя указывать условный или формальный адрес только потому, что он прописан в договоре, если фактически груз загружают или выгружают в другом месте.

Это особенно важно при перевозках со складов, производственных площадок, распределительных центров и других объектов с несколькими адресами.

Масса груза указывается в транспортной накладной, но обязательность ее определения зависит от вида груза.

Для навалочных, насыпных и наливных грузов, а также грузов в контейнерах масса определяется и указывается обязательно. Определить массу можно взвешиванием либо расчетным способом — например, на основании обмера, технической документации и показаний измерительных приборов.

Да, законодательство допускает исправление электронной транспортной накладной по инициативе участника информационного взаимодействия.

Но исправить можно не любые сведения.

Нельзя произвольно менять информацию о передаче груза при его приемке перевозчиком, замечания перевозчика при приемке груза, а также сведения о приемке груза грузополучателем от перевозчика в тех случаях, когда законодательство прямо запрещает их корректировку.

Поэтому перед исправлением документа нужно проверить, относится ли конкретный реквизит к сведениям, которые разрешено изменять.

Нет. После принятия ЭТрН в ГИС ЭПД ее отзыв или аннулирование не предусмотрены.

Нет. Правила обмена электронными перевозочными документами не предусматривают создание и направление в ГИС ЭПД черновиков.

Подготовить документ необходимо в информационной системе своего оператора.

Для подписания ЭПД могут использоваться:

• УКЭП юридического лица или ИП;

• УКЭП физического лица;

• УНЭП физического лица — в предусмотренных законом случаях;

• ПЭП — в отдельных случаях, когда такая возможность установлена законодательством.

Если документ подписывает представитель организации или ИП, его полномочия должны быть подтверждены доверенностью, в том числе машиночитаемой доверенностью в предусмотренных случаях.

Да. Водитель может подписать ЭТрН простой или неквалифицированной электронной подписью, если после этого документ подписывает усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью перевозчик в установленном порядке.

То есть ПЭП водителя сама по себе не заменяет предусмотренное законом подписание документа перевозчиком.

Электронный перевозочный документ можно предъявить в электронном виде. Для проверки ЭПД на дороге используется QR-код, сформированный оператором ГИС ЭПД. Водитель может предъявить такой QR-код с экрана мобильного устройства.

Если на дороге отсутствует интернет-соединение, QR-код и необходимые сведения следует подготовить заранее.

Нет. С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат не распространяется на путевой лист автоматически. Его по-прежнему можно оформить на бумаге или в виде электронного документа.

Но если организация или ИП оформляет электронный путевой лист, его нужно направить в ГИС ЭПД.

Если в электронном путевом листе нужно подтвердить сведения о проведенном медицинском осмотре, медицинский работник заверяет их собственной УКЭП. Подписывать сведения от имени медицинской организации и прикладывать МЧД для этого не требуется.

Отсутствие стабильного интернет-соединения в конкретной точке погрузки или на маршруте само по себе не отменяет обязанности оформить ЭПД. Документ можно сформировать в другой точке, где есть связь, и передать водителю необходимые сведения для предъявления при проверке.

Стоит заранее продумать порядок работы водителей в местах с нестабильным интернетом: кто формирует документ, где хранится QR-код и каким способом водитель получает его до начала движения.

Нет. Для передачи документов в ГИС ЭПД используют только аккредитованных российских операторов ИС ЭПД, включенных в реестр Минтранса.

При этом иностранные участники перевозки в предусмотренных законом случаях могут участвовать в электронном документообороте через российских операторов.

Обязательный электронный формат с 1 сентября 2026 года распространяется не только на транспортные накладные. Экспедиторы также должны оформлять в электронном виде предусмотренные законом экспедиторские документы и направлять их через оператора в ГИС ЭПД.

Бумажный формат сохраняется только в специальных случаях. Например, при оказании услуг физическим лицам для личных нужд.

Переход на ЭПД требует не только подключения к оператору, но и настройки всего процесса: от создания ЭТрН до работы водителей с QR-кодами. Saby помогает оформлять электронные перевозочные документы и обмениваться ими с участниками перевозки в единой системе. Оставьте заявку или позвоните нам по телефону: +7 (909) 282-50-95, чтобы узнать подробнее.