1. Создайте новую ЭТрН
Откройте раздел «ЭТрН» и нажмите «+».
2. Укажите грузоотправителя
В блоке «Отправитель» выберите организацию, которая передает груз перевозчику.
Если с отправителем нужно связаться по телефону, в строке «Контакты» нажмите «+» и добавьте номер телефона.
3. Добавьте грузополучателя
В блоке «Получатель» выберите контрагента, которому доставляют груз.
При необходимости добавьте контактное лицо и номер телефона получателя.
4. Проверьте адрес доставки и GLN
Saby может автоматически заполнить адрес доставки и GLN на основании данных в карточке контрагента.
Перед отправкой ЭТрН проверьте эти сведения. Если данные нужно изменить, отредактируйте их в соответствующем поле.
Особенно внимательно проверьте адрес доставки: именно по нему перевозчик должен доставить груз.
5. Укажите дату и время доставки
Введите планируемые дату и время доставки.
Проверьте часовой пояс. Если Saby определил его неправильно, нажмите на значение часового пояса и выберите нужный вариант из справочника.
6. Укажите перевозчика, транспорт и водителя
Заполните сведения о перевозчике, который принимает груз к перевозке.
Затем укажите:
- транспортное средство;
- государственный регистрационный номер автомобиля;
- сведения о водителе;
- другие данные, которые требуются для оформления перевозки.
Если конкретный автомобиль или водитель на момент создания ЭТрН еще неизвестны, заполните документ в соответствии с доступными сведениями и требованиями к соответствующему этапу оформления.
7. Добавьте сведения о грузе
Нажмите строку «Введите отгрузочное наименование или контейнер» и укажите сведения о перевозимом грузе.
В зависимости от вида груза заполните необходимые характеристики: наименование, количество, единицу измерения, массу, сведения об упаковке и другие предусмотренные поля.
Данные о грузе должны соответствовать фактически передаваемому перевозчику товару.
8. Добавьте сопроводительные документы
Если для груза требуются дополнительные документы, укажите их в ЭТрН.
Например, это могут быть документы, предусмотренные требованиями к перевозке опасных грузов, санитарными, таможенными или другими правилами.
Нажмите «+», выберите тип документа и укажите его реквизиты.
Не нужно прикладывать документы только ради заполнения поля: добавляйте те сопроводительные документы, которые действительно относятся к конкретной перевозке и предусмотрены законодательством или условиями договора.
9. Заполните сведения о погрузке и условиях перевозки
Укажите данные о месте и условиях погрузки, если они предусмотрены формой ЭТрН.
Здесь важно проверить, кто осуществляет погрузку и какие условия установлены для конкретной перевозки.
10. Укажите сторону, которая осуществляет отгрузку
Выберите вариант, при котором отгрузку осуществляет грузоотправитель, если именно отправитель передает груз перевозчику.
Эти сведения влияют на распределение обязанностей участников при приеме груза к перевозке.
11. Укажите возможность переадресовки груза
Если условия перевозки предусматривают переадресовку, укажите, кто вправе принять такое решение.
При необходимости добавьте контактные данные ответственного лица.
12. Добавьте других получателей документа
При необходимости ЭТрН можно направить другим участникам, которым необходимо получить информацию о перевозке.
Например, это может быть страховая компания или другой контрагент, если это предусмотрено условиями работы.
Для этого нажмите соответствующую кнопку и выберите нужную организацию.
13. Передайте ЭТрН перевозчику
Проверьте заполненный документ и передайте его перевозчику.
В Saby для этого нажмите «Погружен».
После передачи перевозчик получает документ и заполняет свою часть ЭТрН. В электронном процессе каждый участник перевозки подписывает предусмотренные для него сведения электронной подписью.
После доставки свою часть документа оформляет грузополучатель: он подтверждает получение груза и подписывает соответствующий этап ЭТрН.
Что проверить перед отправкой ЭТрН
Перед передачей документа перевозчику проверьте:
- грузоотправителя и грузополучателя;
- адрес и дату доставки;
- сведения о перевозчике;
- автомобиль и водителя;
- наименование, количество и массу груза;
- данные о погрузке;
- сопроводительные документы, если они требуются;
- условия перевозки и сведения о переадресовке.
Ошибки в этих данных могут привести к необходимости исправлять электронный перевозочный документ уже в процессе перевозки.
Важно
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильных перевозках по общему правилу формируются в электронном виде и передаются в ГИС ЭПД. Бумажный формат возможен только в установленных случаях — например, при отсутствии доступа к интернету, а также для некоторых специальных видов перевозок.
Поэтому при стандартной перевозке сторонним перевозчиком оформляйте именно ЭТрН. При этом грузоотправитель не заполняет весь документ за всех участников: он формирует свою часть, перевозчик вносит сведения на этапе приема и выполнения перевозки, а грузополучатель подтверждает получение груза.
В Saby все участники могут работать с ЭТрН в едином электронном процессе — без обмена бумажными экземплярами транспортной накладной.
