Набор перевозочных документов зависит от того, кто организует доставку, кто перевозит груз и участвует ли в перевозке экспедитор. Поэтому для продавца, покупателя, перевозчика и экспедитора перечень документов будет разным.
Если вы продавец
Везете товар своим транспортом
Если продавец перевозит собственный товар своим транспортом и не заключает договор перевозки со сторонним перевозчиком, транспортная накладная не требуется. Это не перевозка по договору с перевозчиком, а доставка собственных грузов собственным транспортом.
При этом на транспортное средство оформляют путевой лист. Его оформляет собственник или владелец транспортного средства. Путевой лист может быть бумажным или электронным.
Наняли перевозчика
Если продавец заключил договор перевозки со сторонним перевозчиком, появляется транспортная накладная.
С 1 сентября 2026 года она по общему правилу формируется как электронная транспортная накладная (ЭТрН) и направляется в ГИС ЭПД. Если договором перевозки не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель.
Также при организации автомобильной перевозки может оформляться электронный заказ или заявка на перевозку. С 1 сентября 2026 года они также относятся к электронным перевозочным документам.
В ЭТрН каждый участник заполняет и подписывает предусмотренную для него часть документа. Поэтому перевозчик не просто получает готовую накладную: он вносит сведения о своей части перевозки и подтверждает соответствующие операции.
Привлекли экспедитора
Если продавец поручил организацию доставки экспедитору, используется поручение экспедитору.
С 1 сентября 2026 года поручение и другие предусмотренные законодательством экспедиторские документы оформляются в электронной форме и передаются через ГИС ЭПД, кроме случаев, когда разрешена бумажная форма.
Если экспедитор принимает груз во владение, оформляется экспедиторская расписка. Если груз передают ему на хранение — складская расписка. Эти документы относятся к экспедиторским и также включены в электронный документооборот.
Если экспедитор привлекает стороннего перевозчика, между экспедитором и перевозчиком дополнительно оформляются документы, связанные с организацией перевозки.
Если вы покупатель
Забираете товар своим транспортом
Если покупатель самостоятельно забирает товар у продавца на своем автомобиле, продавец не заключает договор перевозки с перевозчиком и не оформляет транспортную накладную на такую перевозку.
Покупателю как владельцу или пользователю транспортного средства может потребоваться путевой лист — в зависимости от того, используется ли транспорт в ситуации, на которую распространяются требования к его оформлению. Путевой лист можно оформить на бумаге или в электронном виде.
Продавец доставляет товар своим транспортом
Если продавец сам везет свой товар покупателю, между продавцом и перевозчиком нет договора перевозки: продавец одновременно организует доставку и использует собственный транспорт.
Поэтому транспортная накладная для такой собственной перевозки не оформляется. Минтранс отдельно разъясняет, что при перевозке груза для собственных нужд собственными транспортными средствами транспортная накладная не требуется.
Покупатель при получении товара не становится перевозчиком только потому, что является грузополучателем.
Продавец нанял перевозчика
Если продавец заключил договор со сторонним перевозчиком, покупатель является грузополучателем.
В этом случае транспортная накладная оформляется как ЭТрН, а покупатель участвует в ее оформлении со стороны грузополучателя: принимает груз и подписывает предусмотренную для него часть электронного документа.
Покупатель сам нанял перевозчика
Если покупатель самостоятельно организует перевозку и заключает договор с перевозчиком, он может выступать грузоотправителем по этой перевозке.
В таком случае оформляется ЭТрН, а также электронный заказ или заявка — если они предусмотрены конкретной схемой организации перевозки. Транспортную накладную обычно составляет грузоотправитель, если договором не установлено иное.
Если вы перевозчик
Перевозчик участвует в оформлении транспортной накладной со своей стороны.
Если используется ЭТрН, перевозчик заполняет и подписывает предусмотренные для него сведения на соответствующих этапах перевозки: при приеме груза и после его доставки.
Кроме того, на транспортное средство оформляется путевой лист. Его должен оформить собственник или владелец транспортного средства, а не водитель как самостоятельный участник перевозки.
Если перевозка организуется по заказу или заявке, перевозчик также участвует в соответствующем электронном документообороте.
Если вы экспедитор
Экспедитор организует перевозку по поручению клиента. Поэтому набор документов зависит от того, какие услуги он оказывает и принимает ли груз во владение или на хранение.
Основной документ, определяющий поручение клиента экспедитору, — поручение экспедитору.
Если экспедитор принимает груз во владение, оформляется экспедиторская расписка. Она подтверждает получение груза экспедитором от клиента. Если груз принимается на хранение, оформляется складская расписка. Минтранс отдельно подчеркивает, что экспедиторская расписка и ЭТрН имеют разное назначение: расписка подтверждает получение груза экспедитором, а ЭТрН — заключение договора перевозки между грузоотправителем и перевозчиком.
С 1 сентября 2026 года поручение экспедитору и другие предусмотренные законом экспедиторские документы формируются в электронном виде и направляются в ГИС ЭПД, за исключением установленных случаев оформления на бумаге.
Если экспедитор привлекает перевозчика, дополнительно оформляются документы, связанные с договором перевозки между соответствующими участниками.
Какие документы могут понадобиться при перевозке
В зависимости от ситуации используются:
- ЭТрН — электронная транспортная накладная, которая подтверждает заключение договора перевозки груза и содержит сведения о перевозке;
- электронный заказ или заявка на перевозку — документы, связанные с организацией автомобильной перевозки;
- путевой лист — документ, связанный с эксплуатацией транспортного средства; его можно оформлять на бумаге или в электронном виде;
- поручение экспедитору — документ, который определяет задание экспедитору в рамках договора транспортной экспедиции;
- экспедиторская расписка — подтверждает принятие груза экспедитором во владение;
- складская расписка — подтверждает принятие груза экспедитором на хранение.
С 1 сентября 2026 года для транспортной накладной, заказа и заявки при автомобильных перевозках действует общее правило об электронной форме. Бумажные документы допускаются только в предусмотренных законодательством случаях. Например, приказ Минтранса № 262 предусматривает такие исключения, как отсутствие доступа к интернету, отдельные перевозки военного назначения, перевозки драгоценных металлов и драгоценных камней, а также некоторые другие ситуации.
Поэтому при оформлении перевозки важно сначала определить кто является грузоотправителем, кто грузополучателем, кто непосредственно перевозит груз и участвует ли в перевозке экспедитор. От этого зависит, какие документы формируются и какую часть каждого документа должен заполнить и подписать конкретный участник.
